Reiskosten als ZZP'er: Alles over aftrek en vergoeding

Reiskosten met openbaar vervoer of taxi

Als je met het openbaar vervoer of de taxi gaat, zijn je reiskosten volledig aftrekbaar. Je moet de kosten wel kunnen aantonen, dus bewaar de vervoersbewijzen. Denk aan facturen van de taxi, treinkaartjes of prints van de overzichten van je OV-chipkaart.

Reiskosten met de eigen auto

Als je met je eigen auto reist voor je zakelijke activiteiten, dan mag je een kilometervergoeding aftrekken van je winst. Deze vergoeding is vastgesteld door de Belastingdienst. Je kunt de reiskosten en gereden kilometers apart op de factuur vermelden. Dit wordt gedaan door een aparte factuurregel toe te voegen. Daarin vermeldt je het aantal gereden kilometers, de kilometervergoeding per gereden kilometer, het totaalbedrag en het btw-tarief. De kilometervergoeding voor zakelijke ritten is in 2024 €0,23 per kilometer. In 2023 was dit €0,21 en in 2022 €0,19. Woon-werkverkeer valt voor de inkomstenbelasting onder zakelijke kilometers. Je mag geen kosten (zoals brandstof, verzekering, tol, parkeren) afzonderlijk aftrekken van je winst. Deze kosten zijn verwerkt in het aftrekbare bedrag per kilometer.

Aftrekbare kosten en limieten

Voor het aftrekken van de reis- en verblijfskosten gerelateerd aan representatie, congressen, seminars en studiereizen geldt een limiet van maximaal €1500. Dit betekent dat je maximaal €1500 per jaar kunt aftrekken voor deze kosten. Het is belangrijk om je reiskosten goed te documenteren, zodat je ze kunt aantonen bij een controle door de Belastingdienst. Bewaar daarom altijd je vervoersbewijzen, zoals facturen van de taxi, treinkaartjes of prints van de overzichten van je OV-chipkaart.

Documentatie en bewijs

Om je reiskosten als ZZP'er te kunnen aftrekken, is het belangrijk om ze goed te documenteren. Bewaar daarom altijd je vervoersbewijzen, zoals facturen van de taxi, treinkaartjes of prints van de overzichten van je OV-chipkaart. Ook voor zakelijke ritten met de eigen auto is goede documentatie belangrijk. Je kunt de reiskosten en gereden kilometers apart op de factuur vermelden. Dit wordt gedaan door een aparte factuurregel toe te voegen. Daarin vermeldt je het aantal gereden kilometers, de kilometervergoeding per gereden kilometer, het totaalbedrag en het btw-tarief.

Wanneer zijn reiskosten niet aftrekbaar?

De OV reiskosten die een ZZP'er maakt zijn niet aftrekbaar van de inkomstenbelasting als de opdrachtgever zorg draagt voor het vergoeden van de reiskosten. Dit betekent dat je geen reiskosten mag aftrekken als je opdrachtgever deze al vergoedt. Daarnaast zijn reiskosten die gemaakt worden voor privédoeleinden niet aftrekbaar. Denk hierbij aan een bezoek aan familie of vrienden, een dagje uit of een vakantie. Zorg er altijd voor dat je reiskosten duidelijk te onderscheiden zijn van privé-uitgaven. Ook als je reiskosten niet direct gerelateerd zijn aan een specifieke opdracht, maar dienen om je algemene zakelijke activiteiten uit te voeren, dan zijn ze vaak wel aftrekbaar.