Ben je ZZP'er en wil je je reiskosten aftrekken? Lees hier alles over de regels!

Wat zijn aftrekbare reiskosten?

Als zelfstandig ondernemer (ZZP'er) kun je bepaalde reiskosten aftrekken van je winst. Dit zijn kosten die je maakt voor zakelijke reizen, zoals bezoeken aan klanten, leveranciers of congressen. Je kunt de kosten voor het openbaar vervoer, taxi's en het gebruik van je eigen auto aftrekken.

Voor reizen met het openbaar vervoer of taxi kun je de werkelijke kosten aftrekken. Zorg ervoor dat je de vervoersbewijzen bewaart, zoals facturen van de taxi, treinkaartjes of prints van de overzichten van je OV-chipkaart.

Reiskosten met eigen auto

Wanneer je met je eigen auto reist voor zakelijke doeleinden, kun je een kilometervergoeding aftrekken van je winst. Deze vergoeding is vastgesteld door de Belastingdienst en bedraagt in 2024 € 0,23 per kilometer. Dit betekent dat je voor elke kilometer die je zakelijk rijdt, € 0,23 van je winst mag aftrekken.

Het is belangrijk om te onthouden dat je geen kosten (zoals brandstof, verzekering, tol, parkeren) afzonderlijk van je winst mag aftrekken. Deze kosten zijn al verwerkt in het aftrekbare bedrag per kilometer.

Je kunt de reiskosten en gereden kilometers apart op de factuur vermelden. Dit wordt gedaan door een aparte factuurregel toe te voegen. Daarin vermeld je het aantal gereden kilometers, de kilometervergoeding per gereden kilometer, het totaalbedrag en het btw-tarief.

Omdat woon-werkverkeer voor de inkomstenbelasting onder zakelijke kilometers valt, mag je ook deze kilometers aftrekken.

Het is raadzaam om een duidelijk onderscheid te maken tussen zakelijke en privé kilometers. Bewaar je reiskosten en gereden kilometers zorgvuldig, bijvoorbeeld in een logboek of app. Dit helpt je bij het bepalen van de aftrekbare kilometers en het bewijzen van je reiskosten aan de Belastingdienst;

Reiskosten met openbaar vervoer of taxi

Als je met het openbaar vervoer of de taxi gaat voor zakelijke doeleinden, zijn je reiskosten volledig aftrekbaar. Je mag de werkelijke kosten aftrekken van je winst. Dit betekent dat je de kosten van treinkaartjes, buskaartjes, metrokaartjes en taxi-facturen mag opvoeren als zakelijke kosten.

Om de aftrekbaarheid van je reiskosten te bewijzen, is het belangrijk om de vervoersbewijzen te bewaren. Dit betekent dat je de facturen van de taxi, treinkaartjes of prints van de overzichten van je OV-chipkaart moet bewaren. Bewaar deze documenten zorgvuldig, want ze kunnen je helpen om je reiskosten aan de Belastingdienst te bewijzen.

Ook als je een OV-chipkaart gebruikt, kun je de reiskosten aftrekken. Hiervoor moet je een overzicht van je OV-chipkaartbewegingen downloaden van de website ov-chipkaart.nl. Dit overzicht bevat alle reizen die je met je OV-chipkaart hebt gemaakt. Je kunt dan de zakelijke reizen selecteren en de kosten daarvan aftrekken van je winst.

Als je reiskosten met het openbaar vervoer of de taxi aftrekt, is het belangrijk om duidelijk aan te geven waarvoor de reis was. Noteer bijvoorbeeld het doel van de reis, de datum en de tijd van de reis, en de naam van de klant of leverancier die je bezocht. Dit helpt je om je reiskosten te documenteren en te bewijzen aan de Belastingdienst.

Aftrekbare kilometervergoeding

Voor zakelijke ritten met je eigen auto mag je een kilometervergoeding aftrekken van je winst. De Belastingdienst heeft een vastgesteld bedrag per kilometer dat je mag aftrekken. Dit bedrag is in 2024 € 0,23 per kilometer. Dit betekent dat je voor elke kilometer die je zakelijk rijdt, € 0,23 van je winst mag aftrekken.

Het is belangrijk om te onthouden dat je geen kosten (zoals brandstof, verzekering, tol, parkeren) afzonderlijk van je winst mag aftrekken. Deze kosten zijn al verwerkt in het aftrekbare bedrag per kilometer. Je mag dus alleen de kilometervergoeding aftrekken en niet de daadwerkelijke kosten van je auto.

De kilometervergoeding is een vast bedrag dat voor iedereen geldt. Het maakt niet uit wat voor auto je hebt of hoeveel kilometers je rijdt. Je mag dus niet meer aftrekken als je een dure auto hebt of als je veel kilometers rijdt.

Om de kilometervergoeding te kunnen aftrekken, moet je kunnen aantonen hoeveel kilometers je zakelijk hebt gereden. Dit kun je doen door een logboek bij te houden of een app te gebruiken die je gereden kilometers registreert. In het logboek noteer je de datum, de start- en eindlocatie van de rit, het doel van de rit en het aantal gereden kilometers. Bewaar het logboek zorgvuldig, want het kan je helpen om je reiskosten aan de Belastingdienst te bewijzen.

Kosten voor zakelijke reizen en congressen

Als ZZP'er mag je de kosten voor zakelijke reizen en congressen aftrekken van je winst. Dit zijn bijvoorbeeld de kosten voor vliegtickets, treintickets, hotelverblijven, maaltijden en andere uitgaven die je tijdens een zakelijke reis maakt.

Voor het aftrekken van de reis- en verblijfskosten gerelateerd aan representatie, congressen, seminars en studiereizen geldt een limiet van maximaal € 1.500. Deze limiet geldt per jaar en per ondernemer. Dit betekent dat je maximaal € 1.500 aan deze kosten per jaar mag aftrekken van je winst.

Om de aftrekbaarheid van de kosten voor zakelijke reizen en congressen te bewijzen, is het belangrijk om alle bonnetjes en facturen te bewaren. Bewaar deze documenten zorgvuldig, want ze kunnen je helpen om je reiskosten aan de Belastingdienst te bewijzen.

Het is ook belangrijk om duidelijk aan te geven waarvoor de reis was. Noteer bijvoorbeeld het doel van de reis, de datum en de tijd van de reis, en de naam van de klant of leverancier die je bezocht. Dit helpt je om je reiskosten te documenteren en te bewijzen aan de Belastingdienst.

Voor het aftrekken van kosten voor zakelijke reizen en congressen zijn er specifieke regels. Raadpleeg de website van de Belastingdienst voor meer informatie over de aftrekbaarheid van deze kosten.

Aftrekbaarheid van reiskosten bij vergoeding door opdrachtgever

Als je reiskosten door je opdrachtgever worden vergoed, dan mag je deze kosten niet meer aftrekken van je winst. De vergoeding die je van je opdrachtgever ontvangt, wordt dan gezien als een vergoeding voor je gemaakte reiskosten. Je mag de vergoeding dan wel opnemen in je winst.

De OV reiskosten die een zzper maakt zijn niet aftrekbaar van de inkomstenbelasting als de opdrachtgever zorg draagt voor het vergoeden van de reiskosten. Dit betekent dat je de kosten van de reizen met het openbaar vervoer niet mag aftrekken van je winst als je opdrachtgever de kosten al vergoed heeft.

Het is belangrijk om duidelijk afspraken te maken met je opdrachtgever over de vergoeding van reiskosten. Zorg ervoor dat er een schriftelijke overeenkomst is waarin staat hoe de reiskosten worden vergoed. Dit voorkomt onduidelijkheid en discussies over de vergoeding van reiskosten.

Als je reiskosten door je opdrachtgever worden vergoed, dan is het belangrijk om de vergoeding goed te documenteren. Bewaar alle facturen en bewijzen van de vergoedingen die je hebt ontvangen. Dit kan je helpen om je reiskosten aan de Belastingdienst te bewijzen.

Het is belangrijk om te onthouden dat je reiskosten alleen aftrekbaar zijn als ze zakelijk zijn. Reiskosten voor privédoeleinden, zoals reizen naar familie of vrienden, zijn niet aftrekbaar.

Hoe declareer je reiskosten?

Het declareren van reiskosten als ZZP'er is belangrijk om je winst te kunnen berekenen en de juiste belasting te betalen. Zorg ervoor dat je alle benodigde documenten hebt, zoals facturen, bonnetjes en logboeken. Deze documenten dienen als bewijs van je reiskosten en helpen je om de aftrekbare bedragen te bepalen.

Je kunt je reiskosten declareren via een online boekhoudprogramma of door gebruik te maken van een papieren declaratieformulier. De manier waarop je je reiskosten declareert, hangt af van de manier waarop je je administratie bijhoudt. Zorg er in ieder geval voor dat je alle reiskosten duidelijk en overzichtelijk documenteert.

Als je reiskosten met je eigen auto hebt gemaakt, dan moet je het aantal gereden kilometers en de kilometervergoeding per kilometer op je declaratie vermelden. De kilometervergoeding is vastgesteld door de Belastingdienst en bedraagt in 2024 € 0,23 per kilometer. Vergeet niet om het totaalbedrag van de kilometervergoeding op je declaratie te vermelden.

Als je reiskosten met het openbaar vervoer of de taxi hebt gemaakt, dan moet je de facturen of bonnetjes van de vervoersbewijzen op je declaratie vermelden. Zorg ervoor dat je alle benodigde informatie, zoals de datum, de tijd, de start- en eindlocatie van de reis en de kosten van de reis, op de facturen of bonnetjes vermeldt.

Als je reiskosten voor zakelijke reizen en congressen hebt gemaakt, dan moet je de facturen of bonnetjes van de vliegtickets, treintickets, hotelverblijven, maaltijden en andere uitgaven op je declaratie vermelden. Vergeet niet om het totaalbedrag van de reiskosten op je declaratie te vermelden.