Efficiënt Uren Declareren als ZZP'er: Handige tools en tips

Waarom is urenregistratie belangrijk voor ZZPers?

Als ZZPer is een nauwkeurige urenregistratie essentieel voor verschillende redenen. Ten eerste geeft het je inzicht in hoeveel tijd je aan verschillende projecten besteedt, waardoor je je tarieven beter kunt bepalen en efficiënter kunt werken. Daarnaast is het noodzakelijk om aan het urencriterium van de Belastingdienst te voldoen, wat je recht geeft op belastingvoordelen zoals de starters- en zelfstandigenaftrek. Ook bij een inspectie van de Belastingdienst dien je je uren te kunnen verantwoorden, wat een goede urenregistratie vereenvoudigt. Tenslotte is een duidelijke urenregistratie belangrijk voor het factureren aan klanten, zodat je zeker weet dat je voor alle geleverde diensten betaald wordt.

4 handige tips voor efficiënte urenregistratie

Om je urenregistratie als ZZPer te vereenvoudigen en efficiënter te maken, zijn er een aantal handige tips. Gebruik een urentool om je tijd automatisch te registreren, plan tijd in voor e-mail en telefoontjes om je focus te behouden, maak een to-do lijst om je dag te structureren en gebruik een mobiele app om ook onderweg je uren bij te houden.

Gebruik een urentool

Een goede urentool is onmisbaar voor ZZPers die hun uren willen declareren. Het moet een tool zijn die op een eenvoudige manier werkt, maar toch diverse mogelijkheden biedt. Werk je met verschillende projecten? Handige tools laten je met een paar klikken per project aangeven hoeveel uren je eraan hebt besteed. Een goede urentool kun je aanzetten bij het begin van een taak en weer uitschakelen als je klaar bent, waardoor je zelf niet hoeft uit te rekenen hoeveel tijd je aan een taak of project hebt besteed. Sommige urentools bieden zelfs mogelijkheden om samen te werken met anderen. Bijvoorbeeld als jullie samen aan een project werken, kunnen jullie de uren gezamenlijk registreren en in rekening brengen. Probeer in te schatten hoe je de tool wilt gebruiken en stem hem daar vervolgens op af. Op die manier houd je de uren eenvoudig bij, zodat er na afloop geen discussie over kan ontstaan.

Plan tijd in voor e-mail en telefoontjes

Klanten willen niet betalen voor de tijd die je besteedt aan het controleren van je e-mail of het voeren van telefoongesprekken met andere klanten. Zorg er daarom voor dat je elke dag een paar momenten inplant om je e-mail te controleren of telefoontjes te plegen. Op die manier kun je deze taken gescheiden houden van de uren die je voor klanten werkt, waardoor er geen onduidelijkheid over kan ontstaan. Bovendien wordt het voor jou een stuk makkelijker om je te concentreren op de taken die op dat moment belangrijk zijn. Wist je bijvoorbeeld dat je minimaal 20 minuten nodig hebt om je weer te concentreren na een onderbreking? Elke keer dat je een mailtje of telefoontje ontvangt, ben je even afgeleid. Maak gebruik van de Niet Storen-functie op je telefoon of voorkom dat je meldingen krijgt van binnenkomende e-mails. Zorg er in plaats daarvan voor dat je 2 tot 3 uur kunt doorwerken, zodat je daarna weer even tijd kunt maken voor e-mail en telefoontjes. Op die manier kun je de uren makkelijker registreren en ervoor zorgen dat je lekker door kunt werken zonder gestoord te worden.

Maak een to-do lijst

In het verlengde van het plannen van tijd voor e-mail en telefoontjes is het een goed idee om een to-do lijstje te maken. Je kunt dit 's morgens vroeg doen, maar ook al de dag ervoor. Zorg ervoor dat je voor de volgende dag plant aan welke opdrachten je wilt gaan werken. Plan minimaal een paar uur per opdracht in, zodat je daar even goed de tijd voor kunt nemen. Door een dag van 8 uur in te delen in 4 blokken van 2 uur, wordt het bovendien makkelijker om je uren bij te houden. Een to-do lijstje kan goed van pas komen als je toch een keer vergeten bent om bij te houden hoe lang je aan een bepaalde opdracht werkte. Je zorgt er daarmee voor dat je uit jouw planning toch op kunt maken hoeveel tijd je aan bepaalde opdrachten hebt besteed.

Gebruik een mobiele app

Zorg er tenslotte voor dat je een mobiele app gebruikt voor de urenregistratie als ZZPer, of dat die in ieder geval beschikbaar is. Daarmee kun je ook onderweg jouw uren declareren, net als bij de klant op locatie. Zet de timer aan zodra je begint te werken en schakel die weer uit als je klaar bent. Vanuit de app zijn de gegevens meteen beschikbaar in het boekhoudprogramma. Je kunt de app natuurlijk ook op kantoor gebruiken, al heb je dan wel het risico om je telefoon te vaak op te pakken en daardoor afgeleid te raken. De app is wat dat betreft goed geschikt voor onderweg en bij de klant op locatie. Je kunt daar aan belangrijke taken werken, terwijl je de uren bij kunt laten houden om die daarna makkelijk te kunnen declareren. MoneyMonk is een handig boekhoudpakket om jouw uren te declareren als ZZPer, inclusief een handige mobiele app. Dat betekent dat je bij jou op kantoor of gewoon thuis je uren bij kunt houden, net als onderweg en wanneer je bij de klant op locatie zit.

Uren factureren⁚ maak het jezelf makkelijk

ZZPers factureren nog vaak in Word of Excel. Hiervoor gebruiken ze dan een voorbeeld urenfactuur als basis voor hun eigen factuur. Veel en veel gemakkelijker is het om de factuur met urenfacturatiesoftware te maken of door gebruik te maken van een facturatiemodule in een boekhoudprogramma. Veel zzpers werken met een uurtje factuurtje. Veelgestelde vragen zijn dan vaak⁚ Hoe werkt dat en hoe richt ik de urenfactuur in die klopt en geldig is? In deze blogs leg ik je met tips, voorbeelden en gratis downloads uit hoe je kunt werken met uren en uurtarief op factuur. Nee, je bent als zzper niet verplicht om je gewerkte uren bij te houden. Wel kan een urenregistratie van pas komen om meer overzicht te houden in je planning. Je hebt het ook nodig om aan het urencriterium te voldoen als je in aanmerking wilt komen voor bepaalde belastingvoordelen voor ondernemers. Je kunt jouw tijd bijhouden, uren factureren met btw of zonder btw en een goed overzicht hebben van alle inkomende en uitgaande facturen met slechts één pakket, een boekhoudpakket. Dankzij de eenvoudige navigatie kun je eventuele vertragingen in betalingen snel en nauwkeurig oplossen.