Reistijd als ZZP'er: wat zijn de regels voor declareren?

Inleiding

Als ZZPer heb je de vrijheid om je eigen werktijden te bepalen. Dit betekent echter ook dat je verantwoordelijk bent voor het bijhouden van je uren, inclusief je reistijd. Reistijd is niet altijd werktijd, maar er zijn situaties waarin je je reistijd kunt declareren. In dit artikel bespreken we de regels rondom het declareren van reistijd als ZZPer en wat je kunt aftrekken van je belasting.

Reiskosten met de auto

Als je als ZZPer met de auto rijdt voor zakelijke doeleinden, mag je de gereden kilometers aftrekken van je winst. De Belastingdienst heeft hiervoor een vast tarief van € 0,23 per kilometer vastgesteld. Dit tarief geldt voor alle zakelijke ritten, inclusief woon-werkverkeer, mits je aan de voorwaarden voldoet.

Om je reiskosten met de auto te kunnen aftrekken, moet je deze goed kunnen documenteren. Dit doe je door een kilometerregistratie bij te houden. In deze registratie noteer je de datum, de begin- en eindlocatie van de rit, het aantal gereden kilometers en het doel van de rit. Let op⁚ alleen de kilometers die je voor zakelijke doeleinden rijdt, zijn aftrekbaar.

Naast de kilometerkosten mag je ook de kosten voor onderhoud, reparaties en gebruik van de auto aftrekken. Dit geldt voor zowel de kosten die je zelf hebt betaald als de kosten die je hebt gedeclareerd bij je opdrachtgever. Ook de BTW over deze kosten is aftrekbaar.

Het is belangrijk om te onthouden dat je de kilometerkosten niet dubbel mag terugvragen. Als je bijvoorbeeld de kilometerkosten al hebt gedeclareerd bij je opdrachtgever, mag je deze niet nogmaals aftrekken van je winst.

Wil je meer weten over de aftrekbaarheid van je reiskosten met de auto? Neem dan contact op met een boekhouder. Zij kunnen je adviseren over wat je kunt aftrekken en hoe je je administratie moet bijhouden.

Reiskosten met het openbaar vervoer

Ook als ZZPer reis je regelmatig met het openbaar vervoer. Voor zakelijke reizen met het openbaar vervoer kun je je reiskosten aftrekken van je winst. Dit geldt voor reizen naar een zakelijke afspraak, een bijeenkomst of een congres waar je om zakelijke redenen naartoe wilt.

Om je reiskosten met het openbaar vervoer te kunnen aftrekken, moet je deze goed kunnen documenteren. Bewaar daarom je OV-kaartjes, tickets en rekeningen. Je kunt ook gebruik maken van de website ov-chipkaart.nl om een declaratieoverzicht te maken van je zakelijke reizen.

Naast de kosten voor het vervoer zelf, mag je ook de kosten voor parkeren aftrekken. Dit geldt alleen als je de auto gebruikt om te reizen naar een zakelijke afspraak en je de parkeerkosten niet al hebt gedeclareerd bij je opdrachtgever.

Het is belangrijk om te onthouden dat je de reiskosten met het openbaar vervoer niet dubbel mag terugvragen. Als je bijvoorbeeld de reiskosten al hebt gedeclareerd bij je opdrachtgever, mag je deze niet nogmaals aftrekken van je winst.

Wil je meer weten over de aftrekbaarheid van je reiskosten met het openbaar vervoer? Neem dan contact op met een boekhouder. Zij kunnen je adviseren over wat je kunt aftrekken en hoe je je administratie moet bijhouden.

Aftrekbare reiskosten⁚ woon-werkverkeer

De reistijd tussen je huis en je werk valt meestal niet onder arbeidstijd. Dat betekent dat de reistijd naar je werk voor eigen rekening is; In deze gevallen mag je woon- en werkverkeer wel als reistijd aftrekken van je belasting. De Belastingdienst heeft hiervoor een vast tarief van € 0,19 per kilometer vastgesteld.

Om je reiskosten voor woon-werkverkeer te kunnen aftrekken, moet je aan een aantal voorwaarden voldoen. Ten eerste moet je zelf de reiskosten betalen. Ten tweede moet je reis met het openbaar vervoer naar je werk langer zijn dan 10 kilometer. Ten derde moet je reizen naar een vaste werkplek.

Het is belangrijk om te onthouden dat je de reiskosten voor woon-werkverkeer niet dubbel mag terugvragen. Als je bijvoorbeeld de reiskosten al hebt gedeclareerd bij je werkgever, mag je deze niet nogmaals aftrekken van je inkomen.

Wil je meer weten over de aftrekbaarheid van je reiskosten voor woon-werkverkeer? Neem dan contact op met de Belastingdienst of een boekhouder. Zij kunnen je adviseren over wat je kunt aftrekken en hoe je je administratie moet bijhouden.

Reistijd declareren⁚ opties

Er zijn een aantal opties voor het verwerken van je reiskosten op de factuur. Je kunt je reiskosten in je uurtarief verwerken, ze apart op de factuur zetten, je reistijd factureren tegen een percentage van je normale uurtarief of je OV-kosten declareren.

Het verwerken van je reiskosten in je uurtarief is een eenvoudige optie, maar het kan ervoor zorgen dat je klanten meer betalen dan nodig is. Als je je reiskosten apart op de factuur zet, is het voor je klanten duidelijk hoeveel je voor de reiskosten in rekening brengt. Je kunt je reistijd ook factureren tegen een percentage van je normale uurtarief. Dit is een goede optie als je veel tijd kwijt bent aan reizen;

Als je met het openbaar vervoer reist, kun je je OV-kosten declareren. Dit is een goede optie als je geen auto hebt of als je de auto niet wilt gebruiken voor zakelijke reizen.

De beste optie voor jou hangt af van je persoonlijke situatie en de wensen van je klanten. Overleg met je klanten over de beste manier om je reiskosten te verwerken.

Belangrijk⁚ reiskostenvergoeding

Moet jij als ZZPer voor een klus flinke afstanden rijden naar de klant? Uiteraard wil je voor deze kilometers en je reistijd een reiskostenvergoeding rekenen.

Als je met de privéauto (geldt ook voor de fiets of een motor/brommer) rijdt als ZZPer, kun je voor zakelijke ritten € 0,23 per kilometer aftrekken. Ook als jij een auto huurt, mag je dit bedrag aftrekken. Ook de BTW over het onderhoud, reparaties en gebruik is aftrekbaar over het zakelijke gebruik van je auto.

De kilometervergoeding van € 0,23 geldt niet voor het openbaar vervoer. Een ondernemer kan deze kosten wel opvoeren als zakelijke kosten. De ondernemer kan deze openbaar vervoer kosten aftrekken van zijn opbrengst. Wanneer een ZZPer met het openbaar vervoer reist, kan hij ook de BTW terugvragen.

Let op⁚ deze kosten mag je alleen boven een bepaald drempelbedrag aftrekken. In 2023 lag die drempel € 5.100 (2024 is nog niet bekend). Maar ZZPers mogen bij de belastingaangifte ook kiezen voor de 80/20-regeling. Dat betekent dat je ze wel voor de zaak maakt, maar dat ze ook een privétintje hebben.

Neem bij twijfel over welke kosten aftrekbaar zijn contact op met een boekhouder. Zij kunnen je hier goed over informeren.

Conclusie

Als ZZPer is het belangrijk om je reiskosten goed te documenteren. Je kunt je reiskosten aftrekken van je winst, waardoor je minder belasting betaalt. De aftrekbaarheid van je reiskosten hangt af van het vervoermiddel dat je gebruikt en het doel van je reis.

Voor zakelijke ritten met de auto mag je € 0,23 per kilometer aftrekken. Je kunt ook de kosten voor onderhoud, reparaties en gebruik van de auto aftrekken. Voor zakelijke reizen met het openbaar vervoer kun je de reiskosten aftrekken, inclusief de kosten voor parkeren.

De reistijd tussen je huis en je werk valt meestal niet onder arbeidstijd. In deze gevallen mag je woon- en werkverkeer wel als reistijd aftrekken van je belasting. De Belastingdienst heeft hiervoor een vast tarief van € 0,19 per kilometer vastgesteld.

Wil je meer weten over de aftrekbaarheid van je reiskosten? Neem dan contact op met een boekhouder. Zij kunnen je adviseren over wat je kunt aftrekken en hoe je je administratie moet bijhouden.