Administratie bewaren als ZZP'er: Wat moet je bewaren en hoe lang?

De wettelijke bewaarplicht

Als ZZP'er ben je wettelijk verplicht om je administratie 7 jaar lang te bewaren. Dit geldt voor alle basisgegevens, zoals facturen, bankafschriften en contracten. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een bewaarplicht van 10 jaar. De bewaartermijn gaat in na afloop van het boekjaar.

Basisgegevens⁚ 7 jaar

De meeste administratieve gegevens die je als ZZP'er bijhoudt, moet je 7 jaar bewaren. Deze bewaarplicht geldt voor de zogenaamde 'basisgegevens'. Deze omvatten onder andere⁚

• Facturen (zowel inkoop als verkoop)
• Bankafschriften
• Contracten
• Loonstroken
• Administratie over hypotheken en aftrekposten
• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie
• De in- en verkoopadministratie

Het is belangrijk om deze gegevens zorgvuldig te bewaren, omdat de Belastingdienst ze kan opvragen voor controles.

De bewaartermijn van 7 jaar geldt vanaf het einde van het boekjaar waarin de documenten zijn ontstaan. Dus een factuur van mei 2016 mag je pas in 2024 weggooien.

Voor sommige gegevens, zoals gegevens over onroerende zaken, geldt een langere bewaarplicht. Deze bespreken we in de volgende sectie.

Onroerende zaken⁚ 10 jaar

Naast de basisgegevens die 7 jaar bewaard moeten worden, geldt er een langere bewaarplicht voor gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken. Als ZZP'er moet je deze administratie 10 jaar bewaren. Deze regel geldt voor alle documenten die betrekking hebben op onroerend goed dat in eigendom is of wordt gehuurd. Denk hierbij aan⁚

• Koopovereenkomsten
• Huurovereenkomsten
• Bouwtekeningen
• Vergunningen
• Facturen voor onderhoud en reparaties
• Alle andere documenten die betrekking hebben op het onroerend goed

De 10-jarige bewaarplicht voor onroerende zaken is er om te zorgen dat de Belastingdienst bij een controle de volledige administratie kan inzien. De Belastingdienst kan tot 10 jaar terug belasting navorderen voor onroerende zaken.

De bewaartermijn van 10 jaar geldt vanaf het einde van het boekjaar waarin de documenten zijn ontstaan. Dus een koopovereenkomst van 2014 moet je tot en met 2024 bewaren.

Het is verstandig om alle documenten die betrekking hebben op onroerende zaken goed te bewaren. Zorg ervoor dat je ze op een veilige plek bewaart en maak regelmatig back-ups.

Bewaarplicht na afloop van het boekjaar

De bewaarplicht voor je administratie gaat in na afloop van het boekjaar waarin de documenten zijn ontstaan. Dit betekent dat je een factuur die je in 2023 hebt ontvangen, pas in 2031 mag weggooien. De bewaarplicht geldt voor alle documenten die je als ZZP'er hebt ontvangen of zelf hebt opgemaakt, zoals⁚

• Facturen
• Bankafschriften
• Contracten
• Loonstroken
• Offerte's
• Bonnen
• Reisfacturen
• Aangiftes
• Overzicht van inkomsten en uitgaven

Het is belangrijk om je administratie goed te ordenen en te bewaren. Dit kan op papier, maar ook digitaal. Zorg ervoor dat je een duidelijk systeem hebt om je documenten te vinden. Maak regelmatig back-ups van je digitale administratie om verlies te voorkomen.

Het is verstandig om je administratie 5 jaar te bewaren, zelfs na het verstrijken van de wettelijke bewaarplicht. De Belastingdienst kan tot 5 jaar terug belasting navorderen als ze het vermoeden hebben dat je te weinig belasting hebt betaald. Het is dus altijd beter om voor de zekerheid je administratie langer te bewaren.

Digitaal bewaren

In deze tijd is het steeds gebruikelijker om je administratie digitaal te bewaren. Dit heeft verschillende voordelen, zoals⁚

• Ruimtebesparing⁚ Je hoeft geen stapels papier meer op te slaan.
• Eenvoudiger zoeken⁚ Je kunt snel en gemakkelijk zoeken naar documenten met behulp van zoekfuncties.
• Veiligheid⁚ Je kunt back-ups maken om je gegevens te beschermen tegen verlies.
• Toegankelijkheid⁚ Je kunt je administratie overal en altijd inzien, zolang je een internetverbinding hebt.

Er zijn verschillende manieren om je administratie digitaal te bewaren, zoals⁚

• Cloudopslag⁚ Diensten zoals Dropbox, Google Drive en Evernote bieden online opslagruimte voor je documenten.
• Specifieke boekhoudprogramma's⁚ Veel online boekhoudprogramma's hebben een geïntegreerde functie voor het opslaan van documenten.
• Scannen⁚ Je kunt papieren documenten scannen en digitaal opslaan.

Het is belangrijk om te zorgen voor een veilige opslag van je digitale administratie. Maak regelmatig back-ups en zorg ervoor dat je documenten goed beveiligd zijn met een wachtwoord. Let ook op de privacy van je gegevens en kies een betrouwbare cloudopslagprovider.

Een digitaal archief is een handige manier om je administratie te beheren. Het is echter belangrijk om te onthouden dat ook digitale documenten aan de wettelijke bewaarplicht voldoen. Zorg er dus voor dat je digitale documenten veilig en toegankelijk bewaart gedurende de vereiste bewaartermijn.