Administratie Bewaren: Bewaartermijnen & Praktische Adviezen

Wettelijke Bewaartermijn

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren․ Dit geldt voor de meeste documenten, waaronder facturen, bankafschriften, contracten en andere relevante papieren․ De bewaartermijn gaat in vanaf het einde van het boekjaar waarin de documenten zijn ontstaan․ Dus een factuur van mei 2016 mag je pas in 2024 weggooien․

De wettelijke bewaartermijn is belangrijk voor het geval de Belastingdienst een controle uitvoert․ Ze kunnen tot 7 jaar terug in de tijd gaan om je administratie te controleren․

Voor bepaalde documenten, zoals gegevens over onroerende zaken, geldt een bewaartermijn van 10 jaar․

Belangrijkste Documenten

De volgende documenten zijn van cruciaal belang om te bewaren als ondernemer⁚

• Facturen⁚ Zowel ontvangen als verzonden facturen dienen zorgvuldig bewaard te worden․ Deze dienen aan de wettelijke eisen te voldoen, inclusief een factuurnummer, datum, omschrijving van de geleverde producten of diensten, BTW-nummer en de bedragen․
• Bankafschriften⁚ Bewaar al je bankafschriften, zowel zakelijk als privé, om te kunnen aantonen waar je geld vandaan komt en waar het naartoe is gegaan;
• Contracten⁚ Bewaar alle contracten die je met klanten, leveranciers, medewerkers of andere partijen hebt afgesloten․
• Offertes⁚ Bewaar alle offertes die je hebt ontvangen en die je hebt uitgebracht․
• Inkoopbonnen⁚ Bewaar alle inkoopbonnen die je hebt ontvangen․
• Leverbonnen⁚ Bewaar alle leverbonnen die je hebt ontvangen․
• Personeelsdossiers⁚ Bewaar de personeelsdossiers van je werknemers, inclusief contracten, loonstroken en andere relevante documenten․
• Administratieve gegevens⁚ Bewaar alle administratieve gegevens, zoals jaarrekeningen, balans, winst- en verliesrekeningen, en andere relevante documenten․

Het is belangrijk om al deze documenten geordend te bewaren, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden wanneer dat nodig is․

Specifieke Bewaartermijnen

Naast de algemene bewaartermijn van 7 jaar voor de meeste administratieve gegevens, zijn er specifieke bewaartermijnen voor bepaalde documenten․

• Onroerende zaken⁚ Voor gegevens over onroerende zaken, zoals koopcontracten, hypotheekaktes en kadastrale gegevens, geldt een bewaartermijn van 10 jaar․
• Elektronische diensten⁚ Voor gegevens over de levering van elektronische diensten, zoals online verkoop, geldt een bewaartermijn van 10 jaar․
• Gegevens over BTW⁚ De bewaartermijn voor BTW-gerelateerde gegevens, zoals facturen, leverbonnen en inkoopbonnen, is in principe 7 jaar․
• Gegevens over loonheffingen⁚ Voor gegevens over loonheffingen, zoals loonstroken en jaaropgaven, geldt een bewaartermijn van 7 jaar․
• Gegevens over andere belastingen⁚ Voor gegevens over andere belastingen, zoals vennootschapsbelasting, inkomstenbelasting en vermogensbelasting, geldt een bewaartermijn van 7 jaar․

Het is belangrijk om te weten dat er mogelijk afwijkende afspraken kunnen worden gemaakt met de Belastingdienst over de bewaartermijn van bepaalde documenten․ Raadpleeg daarom altijd de website van de Belastingdienst of neem contact op met een belastingadviseur voor specifieke informatie over de bewaartermijn van jouw administratie․

Tips voor het Bewaren van Uw Administratie

Om je administratie op een efficiënte en georganiseerde manier te bewaren, zijn er een aantal handige tips⁚

• Digitaal bewaren⁚ Digitaal bewaren is de meest efficiënte manier om je administratie te beheren․ Scan alle papieren documenten en bewaar ze in een digitaal archief․ Zorg ervoor dat je een betrouwbaar back-upsysteem hebt, zodat je je gegevens niet kwijtraakt․
• Gebruik een boekhoudprogramma⁚ Een boekhoudprogramma helpt je om je administratie op orde te houden en te beheren․ Het biedt vaak de mogelijkheid om facturen te versturen, betalingen te verwerken, bankafschriften te importeren en je administratie te analyseren․
• Maak gebruik van een cloudopslag⁚ Bewaar je digitale administratie in een cloudopslag, zodat je overal en altijd toegang hebt tot je documenten․ Cloudopslag is ook veilig, omdat de data wordt geback-upt op meerdere servers․
• Stel een duidelijk systeem in⁚ Maak een duidelijk systeem voor het archiveren van je documenten․ Gebruik mappen en submappen om je documenten te categoriseren․
• Maak regelmatig een back-up⁚ Maak regelmatig een back-up van je digitale administratie․ Bewaar deze back-up op een externe harde schijf of op een online opslagdienst․
• Verwijder oude documenten⁚ Verwijder oude documenten die je niet meer nodig hebt, maar zorg ervoor dat je ze eerst bewaart gedurende de wettelijke bewaartermijn․
• Houd je administratie up-to-date⁚ Zorg ervoor dat je administratie altijd up-to-date is․ Voeg nieuwe documenten toe en bewerk bestaande documenten indien nodig․

Door deze tips te volgen, houd je je administratie georganiseerd en voldoet je aan de wettelijke eisen․

Conclusie

Het bewaren van je administratie is een essentiële taak voor elke ondernemer․ De wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor de meeste documenten is niet zomaar een formaliteit․ Het is een belangrijke bescherming voor jou als ondernemer in geval van een belastingcontrole door de Belastingdienst․

Door een georganiseerd systeem te gebruiken voor het bewaren van je administratie, en door de documenten digitaal te bewaren en regelmatig back-ups te maken, kun je zowel voldoen aan de wettelijke eisen als je administratie efficiënt beheren․

Het is belangrijk om je te informeren over de specifieke bewaartermijnen voor verschillende soorten documenten en om de website van de Belastingdienst te raadplegen voor de meest recente informatie․ In sommige gevallen kan het verstandig zijn om contact op te nemen met een belastingadviseur voor persoonlijk advies over de bewaartermijn van jouw administratie․

Door je administratie goed te beheren, bespaar je tijd en geld op de lange termijn en voorkom je onnodige stress en problemen․