Administratie Bewaren ZZP: Belangrijke Tips

De Fiscale Bewaarplicht

Als ZZP'er ben je wettelijk verplicht om je administratie, inclusief facturen, bonnen en contracten, minimaal 7 jaar te bewaren. Dit wordt de fiscale bewaarplicht genoemd. Deze bewaarplicht geldt voor alle ondernemers in Nederland en is bedoeld om de Belastingdienst in staat te stellen om je financiële administratie te controleren.

Basisgegevens⁚ 7 Jaar

De Belastingdienst onderscheidt een aantal belangrijke documenten als 'basisgegevens' die je 7 jaar lang moet bewaren. Deze basisgegevens vormen de kern van je financiële administratie en zijn essentieel voor het bepalen van je winst of verlies en het berekenen van je belastingaanslag.

Enkele voorbeelden van basisgegevens zijn⁚

• Het grootboek⁚ Dit is een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf.
• De debiteuren- en crediteurenadministratie⁚ Dit omvat de administratie van je openstaande vorderingen en schulden.
• De in- en verkoopadministratie⁚ Dit registreert alle aankopen en verkopen die je bedrijf heeft gedaan.
• Bankafschriften⁚ Deze documenten tonen alle transacties op je zakelijke bankrekening.
• Loonstroken⁚ Deze zijn van belang voor het bepalen van je loonbelasting.

Het is belangrijk om alle basisgegevens goed te bewaren, zowel digitaal als op papier. Bewaar deze documenten op een veilige en georganiseerde manier, zodat je ze gemakkelijk terug kunt vinden wanneer nodig.

Onroerende Zaken⁚ 10 Jaar

Naast de algemene bewaarplicht van 7 jaar voor basisgegevens, geldt er een langere bewaarplicht van 10 jaar voor documenten die betrekking hebben op onroerende zaken. Dit betekent dat als je als ZZP'er eigenaar bent van een bedrijfspand, een woning die je verhuurt of anderszins betrokken bent bij onroerend goed, je de administratie hierover 10 jaar moet bewaren.

Deze langere bewaarplicht is van toepassing op documenten zoals⁚

• Koopcontracten van onroerende zaken.
• Huurovereenkomsten.
• Facturen voor onderhoud en reparaties aan onroerende zaken.
• Vergunningen en toestemmingen met betrekking tot onroerende zaken.
• Administratie over hypotheken en leningen die betrekking hebben op onroerende zaken.

Het is belangrijk om deze documenten goed te bewaren, omdat de Belastingdienst mogelijk vragen kan hebben over je transacties met betrekking tot onroerende zaken. De Belastingdienst kan tot 5 jaar terug belasting navorderen, dus het is verstandig om deze documenten langer te bewaren dan de algemene bewaarplicht van 7 jaar.

Bewaartermijn Na Afloop Boekjaar

De bewaartermijn van 7 jaar voor basisgegevens en 10 jaar voor onroerende zaken begint te lopen na afloop van het boekjaar waarin de betreffende documenten zijn ontstaan. Met andere woorden, een factuur die je in mei 2016 hebt ontvangen, mag je pas in 2024 weggooien.

Het is belangrijk om je boekhouding goed bij te houden en te weten wanneer de bewaartermijn van je administratie afloopt. Dit voorkomt dat je belangrijke documenten per ongeluk weggooit voordat de bewaarplicht is verstreken.

Een handige tip is om een systeem te gebruiken om je administratie te organiseren en te labelen. Op die manier weet je altijd waar je welke documenten kunt vinden en wanneer ze weggegooid mogen worden. Dit kan bijvoorbeeld een fysiek archiefsysteem zijn, maar ook een digitale oplossing zoals een cloudopslagdienst.

Het is verstandig om je administratie minstens 5 jaar te bewaren, zelfs als de wettelijke bewaarplicht al is verstreken. De Belastingdienst kan tot 5 jaar terug belasting navorderen, dus het is belangrijk om je administratie voor die periode te bewaren.

Digitale Bewaring

In deze tijd is het steeds gebruikelijker om je administratie digitaal te bewaren. Dit heeft veel voordelen, zoals het besparen van ruimte, het gemakkelijk delen van documenten en het eenvoudig terugvinden van informatie.

Er zijn verschillende digitale oplossingen beschikbaar om je administratie te bewaren, zoals cloudopslagdiensten, scan-apps en boekhoudprogramma's.

Wanneer je je administratie digitaal bewaart, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de documenten veilig en betrouwbaar worden opgeslagen.

Enkele tips voor het digitaal bewaren van je administratie⁚

• Maak regelmatig back-ups van je bestanden. Bewaar deze back-ups op een aparte locatie, bijvoorbeeld op een externe harde schijf of in de cloud.
• Gebruik sterke wachtwoorden om je bestanden te beveiligen.
• Zorg ervoor dat je administratie goed geordend is en gemakkelijk te vinden is.
• Kies voor een betrouwbare cloudopslagdienst die voldoet aan de wettelijke eisen voor gegevensbescherming.
• Scan belangrijke documenten in en bewaar deze in een digitale map.

Met de juiste digitale oplossingen en voorzorgsmaatregelen kun je je administratie veilig en efficiënt bewaren.