Factuur niet betaald: Wat te doen als ZZP'er?

Factuur niet betaald⁚ Wat nu?

Het is een vervelende situatie⁚ je hebt een factuur gestuurd, de betalingstermijn is verstreken en je hebt geen geld ontvangen. Als ZZPer wil je zorgeloos ondernemen, maar een niet-betaalde factuur kan je flink in de weg zitten. Gelukkig zijn er stappen die je kunt nemen om de situatie te herstellen en je geld alsnog te krijgen. In deze gids leer je hoe je kunt omgaan met een niet-betaalde factuur en welke stappen je kunt nemen om de betaling te bevorderen.

Stappenplan⁚ Factuur niet betaald

Een niet-betaalde factuur is vervelend, maar niet onoverkomelijk. Met een duidelijk stappenplan kun je de situatie efficiënt aanpakken. We bespreken de verschillende stappen die je kunt zetten, van vriendelijke herinneringen tot juridische acties. Dit stappenplan helpt je om je geld alsnog te innen.

2.1. Telefonisch contact opnemen

Voordat je overgaat tot formele acties, is het altijd verstandig om telefonisch contact op te nemen met je opdrachtgever. Misschien is er een simpele verklaring voor de late betaling, zoals een administratieve fout of een tijdelijk probleem met de bankrekening. Door een vriendelijk telefoontje te plegen, toon je interesse en professionaliteit. Bovendien creëer je de kans om samen een oplossing te vinden. Soms is een korte reminder al voldoende om de betaling in gang te zetten. Vraag tijdens het telefoongesprek naar de reden voor de late betaling en stel een nieuwe betalingstermijn vast. Wees duidelijk en vriendelijk, maar laat ook weten dat je de factuur graag zo snel mogelijk betaald wilt zien.

2.2. Betalingsherinnering sturen

Als het telefoongesprek geen resultaat oplevert, is het tijd voor een betalingsherinnering. Stuur een duidelijke en professionele herinnering per e-mail of brief. Vermeld in de herinnering de factuurnummer, de datum van de factuur, het openstaande bedrag en de oorspronkelijke betalingstermijn. Maak het voor de opdrachtgever makkelijk om te betalen door een betaalverzoek toe te voegen met een link naar een online betalingssysteem. Wees in je taalgebruik vriendelijk maar duidelijk. Herinner de opdrachtgever aan de afspraak en laat weten dat je de factuur graag zo snel mogelijk betaald wilt zien. Stel in de herinnering een nieuwe betalingstermijn vast en vermeld de eventuele gevolgen van het uitblijven van betaling, zoals incassokosten of juridische stappen.

2.3. Aanmaning sturen

Als de betalingsherinnering geen resultaat heeft opgeleverd, is het tijd om een aanmaning te sturen. Een aanmaning is een formele waarschuwing dat je juridische stappen zult ondernemen als de factuur niet betaald wordt. In de aanmaning vermeld je opnieuw de factuurnummer, de datum van de factuur, het openstaande bedrag en de oorspronkelijke betalingstermijn. Maak duidelijk dat de opdrachtgever in verzuim is en dat je incassokosten en wettelijke rente in rekening zult brengen als de factuur niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Vermeld ook dat je een incassobureau of deurwaarder zult inschakelen als de betaling uitblijft. Gebruik in de aanmaning een zakelijke en professionele toon. Wees duidelijk en helder in je taalgebruik en laat geen ruimte voor misinterpretaties.

2.4. Incassobureau inschakelen

Als de aanmaning ook geen resultaat heeft opgeleverd, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau is gespecialiseerd in het innen van openstaande facturen. Zij beschikken over de expertise en de middelen om de betaling te bevorderen. Een incassobureau kan je opdrachtgever formeel aanschrijven, telefooncontact opnemen en indien nodig juridische stappen ondernemen. Het inschakelen van een incassobureau kan je tijd en geld besparen, omdat zij ervaring hebben met het incassoproces en de juiste procedures kennen. Maak vooraf duidelijk afspraken met het incassobureau over de kosten, de werkwijze en de verdeling van de inkomsten.

Voorkomen van wanbetalers

Hoewel je niet alle wanbetalers kunt voorkomen, zijn er wel een aantal stappen die je kunt nemen om het risico te verkleinen. Zorg voor een duidelijke factuur met alle benodigde informatie, zoals je bedrijfsgegevens, de factuurnummer, de datum van de factuur, het openstaande bedrag en de betalingstermijn. Communiceer duidelijk met je opdrachtgever over de betalingstermijn en de gevolgen van het niet-betalen. Maak het voor je opdrachtgever makkelijk om te betalen door verschillende betaalmethoden aan te bieden, zoals iDEAL, bankoverschrijving of creditcard. Verricht een kredietcheck op potentiële klanten om inzicht te krijgen in hun financiële situatie.

Juridische consequenties

Als een factuur na herhaalde aanmaningen en eventuele incassotrajecten nog steeds niet betaald wordt, kun je juridische stappen ondernemen. Je kunt een gerechtelijke procedure starten om de betaling te vorderen. De rechter kan dan een vonnis uitspreken waarin de opdrachtgever wordt veroordeeld om de factuur te betalen, inclusief de incassokosten en de wettelijke rente. Je kunt ook beslag laten leggen op de goederen of de bankrekening van de opdrachtgever om de betaling te verkrijgen. De juridische procedure kan echter tijdrovend en kostbaar zijn. Overleg daarom altijd met een advocaat of jurist om te beoordelen of een juridische procedure in jouw situatie verantwoord is.

Wat te doen bij oninbare btw

Als je een factuur stuurt aan een klant, moet je btw over de factuur berekenen en aan de Belastingdienst afdragen. Als de klant de factuur niet of gedeeltelijk betaalt, heb je recht op teruggave van de btw die je hebt betaald. Deze btw is immers oninbaar, omdat je deze niet van je klant hebt ontvangen. Je kunt de btw terugvragen via een aangifte btw. Vermeld in de aangifte de factuurnummer, de datum van de factuur en het bedrag van de oninbare btw. De Belastingdienst zal de oninbare btw dan terugbetalen.