Factuur niet betaald? Zo pak je het aan als ZZP'er

De eerste stappen⁚ contact opnemen en herinneren

Als een klant niet betaalt, is het belangrijk om eerst duidelijk te communiceren over de openstaande factuur en een betalingstermijn te stellen. Neem telefonisch contact op met de klant en vraag naar de reden van de niet-betaling. Soms is er sprake van een administratieve fout of een misverstand. Is er geen duidelijke reden, stuur dan een vriendelijke betalingsherinnering. Vermeld in de herinnering de factuurnummer, de datum van de factuur en de betalingstermijn. Maak het duidelijk wat de consequenties zijn van het niet betalen van de factuur.

Aanmaning en incassokosten

Heeft de klant na de betalingsherinnering nog steeds niet betaald, dan is het tijd om een aanmaning te sturen. In deze aanmaning moet je duidelijk aangeven dat de betalingstermijn verstreken is en dat je incassokosten gaat berekenen als de factuur niet binnen een bepaalde termijn wordt betaald. Volgens de wet mag je als zzp'er direct incassokosten in rekening brengen aan bedrijven, zonder eerst een aanmaning te sturen. Het minimumbedrag van deze vergoeding is €40,-. Daarnaast mag je ook wettelijke handelsrente rekenen over het openstaande bedrag. Deze rente wordt jaarlijks berekend. In de aanmaning moet je de hoogte van de incassokosten en de wettelijke handelsrente duidelijk vermelden. Ook is het belangrijk om een nieuwe betalingstermijn te stellen. Zorg ervoor dat de aanmaning professioneel en duidelijk geformuleerd is. Geef de klant de kans om alsnog te betalen en vermijd dreigende taal.

Incassobureau inschakelen

Wordt de factuur na de aanmaning nog steeds niet betaald, dan is het tijd om zelf te stoppen met het najagen van de betaling. Het zal dan verstandig zijn om als volgende stap een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau is gespecialiseerd in het innen van openstaande vorderingen. Ze beschikken over de expertise en de middelen om de klant effectief aan te manen tot betaling. Een incassobureau kan bijvoorbeeld contact opnemen met de klant, een gerechtelijke procedure starten of beslag leggen op de goederen van de klant. De kosten van een incassobureau worden doorgaans berekend als een percentage van het openstaande bedrag. Het is belangrijk om te kiezen voor een gerenommeerd incassobureau met ervaring in het incasseren van facturen voor zzp'ers. Voordat je een incassobureau inschakelt, is het verstandig om eerst de voorwaarden van het incassobureau goed door te nemen.

Juridische stappen⁚ naar de rechter

Als een incassobureau geen resultaat heeft geboekt, dan is de laatste optie om naar de rechter te stappen. Dit is een tijdrovende en kostbare procedure, maar in sommige gevallen is het de enige manier om je geld terug te krijgen. Voordat je naar de rechter stapt, is het belangrijk om te bewijzen dat de factuur correct is en dat de klant de factuur heeft ontvangen. Bewaar daarom altijd een kopie van de factuur, de betalingsherinnering, de aanmaning en alle andere correspondentie met de klant. Je kunt ook een advocaat inschakelen om je te adviseren en te begeleiden bij de juridische procedure. Een advocaat kan je helpen met het opstellen van een dagvaarding en het beheren van de procedure. Houd er rekening mee dat de rechterlijke kosten hoog kunnen oplopen. Daarom is het belangrijk om goed af te wegen of het financieel haalbaar is om naar de rechter te stappen.

Tips om te voorkomen dat je factuur niet betaald wordt

Om te voorkomen dat je te maken krijgt met wanbetalers, is het belangrijk om een aantal maatregelen te nemen. Zorg ervoor dat je facturen duidelijk en volledig zijn. Vermeld altijd je bedrijfsgegevens, de factuurnummer, de datum van de factuur, de omschrijving van de geleverde diensten of producten, het btw-tarief en de betalingstermijn. Communiceer duidelijk over de betalingstermijn. Maak een afspraak met de klant over de betalingstermijn en vermeld deze duidelijk op de factuur. Overweeg om verschillende betaalmethoden aan te bieden. Zo kunnen klanten bijvoorbeeld betalen via iDeal, bankoverschrijving of creditcard. Zorg voor een goed debiteurenbeheer. Houd een nauwkeurige administratie bij van de facturen die je hebt verzonden en de betalingen die je hebt ontvangen. Controleer regelmatig of de betalingen op tijd binnenkomen. Neem contact op met klanten die te laat betalen. Wacht niet te lang met het sturen van een betalingsherinnering of een aanmaning.