ZZP Factuur Betalingsproblemen: Tips & Oplossingen

Inleiding

Als zelfstandig ondernemer heb je het misschien al eens meegemaakt⁚ klanten die te laat of helemaal niet betalen. Achter je geld aanzitten is frustrerend en kan je bedrijf in financiële problemen brengen. Een mogelijke oplossing is om zelf een betalingstermijn vast te stellen, maar wat als die termijn verstreken is en je klant nog steeds niet betaalt? In deze gids bespreken we de stappen die je kunt nemen wanneer een ZZP-factuur te laat wordt betaald.

Wettelijke Betalingstermijn

Als zelfstandig ondernemer mag je zelf je betaaltermijn bepalen, mits je dit duidelijk afspreekt met je opdrachtgever. Spreek je contractueel niets af over een betalingstermijn? Dan moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. 30 dagen is dus de wettelijke betalingstermijn. Dit betekent dat je als ZZP'er recht hebt op betaling van je factuur binnen 30 dagen na de factuurdatum, tenzij je een andere betalingstermijn met je klant hebt afgesproken.

Het is belangrijk om deze wettelijke betalingstermijn duidelijk te vermelden op je factuur. Dit voorkomt verwarring en geeft je klant een duidelijk beeld van wanneer de betaling verwacht wordt. Het is ook handig om een duidelijke betalingsinstructie op je factuur te zetten, inclusief je bankrekeningnummer.

Sinds 16 maart 2013 moeten bedrijven, zonder dat er iets is vastgelegd over de betalingstermijn, facturen binnen dertig dagen aan elkaar betalen. Dit betekent dat wanneer je een factuur stuurt naar een bedrijf, je er vanuit kunt gaan dat de factuur binnen 30 dagen betaald moet worden. Als er geen betalingstermijn is afgesproken, mag je de wettelijke termijn van 30 dagen hanteren.

Let op⁚ de wettelijke betalingstermijn geldt alleen voor bedrijven die met elkaar zaken doen. Als je een factuur stuurt naar een particulier, geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen niet. In dat geval moet je een betalingstermijn afspreken met je klant.

Wat Te Doen Bij Te Late Betaling?

Als je opdrachtgever de factuur niet of te laat betaalt, is het belangrijk om snel te handelen. Wacht niet te lang met contact opnemen, want hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om je geld terug te krijgen.

Betalingsherinnering

Zodra een betalingstermijn is verstreken, wacht dan niet langer dan drie tot vijf werkdagen met verzenden van een herinnering of aanmaning. De eerste stap is om een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. In deze herinnering herinner je de klant op een professionele manier aan de openstaande factuur en de afgesproken betalingstermijn. Maak duidelijk dat de factuur nog niet is betaald en vraag vriendelijk of de klant de betaling zo snel mogelijk wil voldoen.

Het is belangrijk om de betalingsherinnering professioneel en zakelijk te houden. Vermijd agressieve taal of bedreigingen. Een vriendelijke toon verhoogt de kans dat de klant de factuur alsnog snel betaalt.

In de betalingsherinnering kun je ook alvast een melding maken van de wettelijke kosten die je in rekening brengt wanneer de factuur alsnog niet betaald wordt. Dit is een extra stimulans voor de klant om de factuur te betalen.

Maak in de betalingsherinnering duidelijk wat er van de klant verwacht wordt. Geef bijvoorbeeld een nieuwe betalingstermijn op. Vermeld ook de contactgegevens waar de klant contact mee kan opnemen als er vragen zijn.

Een betalingsherinnering kan per e-mail, brief of telefonisch contact verzonden worden. Kies de methode die je het meest geschikt vindt, of die je met je klant hebt afgesproken.

Maak bij de betalingsherinnering alvast een melding van de wettelijke kosten die je in rekening brengt wanneer de factuur alsnog niet betaald wordt.

Incassokosten en Wettelijke Rente

Als de klant na de betalingsherinnering nog steeds niet betaalt, dan mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Deze kosten zijn wettelijk geregeld en mogen worden opgeëist bij te late betaling.

De wettelijke rente is een vergoeding voor het geld dat je als ZZP'er misloopt door de te late betaling. De hoogte van de wettelijke rente wordt vastgesteld door de Nederlandse staat en wordt jaarlijks aangepast. Je kunt de hoogte van de wettelijke rente vinden op de website van de Nederlandse Belastingdienst.

Incassokosten zijn kosten die je maakt om je geld te innen. Deze kosten zijn bedoeld om de extra tijd en moeite te compenseren die je moet besteden aan het innen van de openstaande factuur. De hoogte van de incassokosten wordt bepaald door de wet.

De incassokosten mogen niet hoger zijn dan de werkelijke kosten die je maakt om het geld te innen. Je mag bijvoorbeeld de kosten van een incassobureau of deurwaarder in rekening brengen.

Het is belangrijk om duidelijk te vermelden op je factuur dat je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengt bij te late betaling. Dit voorkomt verwarring en geeft je klant een duidelijk beeld van de kosten die erbij komen kijken bij een te late betaling.

Maak in de betalingsherinnering duidelijk wat er van de klant verwacht wordt; Geef bijvoorbeeld een nieuwe betalingstermijn op. Vermeld ook de contactgegevens waar de klant contact mee kan opnemen als er vragen zijn.

Een betalingsherinnering kan per e-mail, brief of telefonisch contact verzonden worden. Kies de methode die je het meest geschikt vindt, of die je met je klant hebt afgesproken.

Incassobureau, Deurwaarder of Incasso-Advocaat

Als je klant na de betalingsherinnering en de aanmaning met incassokosten en wettelijke rente nog steeds niet betaalt, dan kun je overwegen om een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Deze professionals kunnen je helpen om je geld te innen.

Een incassobureau is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het innen van openstaande vorderingen. Een incassobureau stuurt een formele aanmaning naar je klant en probeert via onderhandelingen een minnelijke schikking te treffen.

Een deurwaarder is een beëdigd ambtenaar die bevoegd is om beslag te leggen op goederen van je klant. Dit is een laatste redmiddel en wordt alleen toegepast als alle andere mogelijkheden zijn uitgeput.

Een incasso-advocaat is een advocaat die gespecialiseerd is in incassozaken. Een incasso-advocaat kan je helpen om een gerechtelijke procedure te starten om je geld te innen.

De kosten van een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat kunnen hoog zijn. Het is daarom verstandig om van tevoren te bekijken of het financieel verantwoord is om deze professionals in te schakelen.

Je kan dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat inzetten. Die innen namens jou de factuur. De kosten hiervan mag je in rekening brengen bij de klant. Houd er rekening mee dat je deze kosten zelf betaalt als het alsnog niet lukt om de klant te laten betalen (als die failliet is, bijvoorbeeld).

Het is belangrijk om te weten dat je zelf verantwoordelijk blijft voor de kosten die je maakt. Als je klant failliet gaat, dan krijg je je geld waarschijnlijk niet terug.

Tips Voor ZZPers

Het is belangrijk om te voorkomen dat je in de eerste plaats te maken krijgt met te late betalingen. Als ZZP'er kun je een aantal dingen doen om te zorgen dat je klanten je facturen op tijd betalen⁚

Stel een duidelijke betalingstermijn vast⁚ Maak duidelijk op je factuur wanneer de betaling verwacht wordt. Je mag zelf een betalingstermijn bepalen, maar zorg ervoor dat deze redelijk is.

Verstuur je facturen op tijd⁚ Zorg ervoor dat je facturen direct na het afronden van je werk verzonden worden. Wacht niet te lang, want hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je klant de factuur vergeet te betalen.

Maak gebruik van een factuurprogramma⁚ Er zijn verschillende factuurprogramma's beschikbaar die je kunnen helpen bij het maken en versturen van facturen. Deze programma's kunnen ook helpen bij het bijhouden van je openstaande vorderingen.

Maak een contract⁚ Maak met je klanten een contract waarin de betalingstermijn en de voorwaarden voor betaling duidelijk worden vastgelegd. Dit helpt om misverstanden te voorkomen.

Communiceer duidelijk⁚ Communiceer duidelijk met je klanten over de betalingstermijn en de gevolgen van te late betaling.

Wees proactief⁚ Neem contact op met je klanten als de betalingstermijn verstreken is. Wacht niet tot de klant zelf contact met je opneemt.

Houd je administratie goed bij⁚ Houd je administratie goed bij, zodat je weet welke facturen nog openstaan en wanneer je contact moet opnemen met je klanten.

Door deze tips te volgen, kun je de kans verkleinen dat je te maken krijgt met te late betalingen.