KM vergoeding voor ZZP'ers: Privé auto gebruiken voor werk

Wat is een kilometervergoeding?

Een zzp'er legt verschillende zakelijke reizen af. Bijvoorbeeld van en naar kantoor of van en naar een opdrachtgever. Deze woon-werk-kilometers kunnen tot hoge reiskosten leiden. Van opdrachtgevers kan een zzp'er daarom een kilometervergoeding ontvangen. Ook kunnen zzpers tot een bepaalde grens onbelast reiskosten declareren. Hoe werkt dit precies?

Je hebt als zzp'er net als mensen in loondienst recht op reiskostenvergoeding. Een kilometervergoeding voor zzpers is dan ook een vergoeding voor de zakelijke kilometers die een ondernemer aflegt met zijn privévoertuig, zoals een eigen auto of eigen fiets. Ook huurautos vallen hieronder.

De hoogte van de kilometervergoeding wordt in overleg met de opdrachtgever afgesproken. Je kan ook aan jezelf een belastingvrije kilometervergoeding uitkeren.

Met de eBoekhouden.nl app kun je moeiteloos je afgelegde kilometers bijhouden in de urenmodule. Hierdoor heb je altijd toegang tot je registratie van gereden ritten. Dit is handig als je onderweg bent en meteen je afgelegde kilometers wilt vastleggen.

De belastingvrije kilometervergoeding

In Nederland geldt een belastingvrije kilometervergoeding. Dit is het bedrag dat een werkgever per zakelijke kilometer onbelast kan vergoeden aan de werkgever en dat voor zzpers van de opbrengst aftrekbaar is. Boven dat bedrag moet er inkomstenbelasting worden betaald over het deel dat boven de gestelde grens valt. Dit bedrag wordt door de Belastingdienst namelijk als loon of inkomstenbron gezien.

In 2024 is de belastingvrije kilometervergoeding 0,23 per kilometer

Per 1 januari 2024 is het belastingvrije bedrag 0,23 per gereden kilometer. Deze belastingvrije kilometervergoeding geldt ook voor zzpers. Een zzper die met een privé auto zakelijke kilometers aflegt, mag maximaal 0,23 per kilometer onbelast declareren.

Je mag een hogere reiskostenvergoeding vragen dan 0,23 per gereden kilometer. Daarboven moet wel inkomstenbelasting worden betaald. Als een ondernemer 0,30 per kilometer rekent, betaalt hij dus btw over 0,07 voor alle gereden kilometers.

Hoe bereken je de kilometervergoeding?

Je kan de kilometervergoeding voor je zakelijke kilometers op twee manieren verrekenen⁚

Je mag als ondernemer per zakelijk gereden kilometer belastingvrij 0,23 aan jezelf uitkeren als kilometervergoeding. Deze reiskostenvergoeding geldt voor woon-werkverkeer en werk-werkverkeer. Deze vergoeding is dus niet alleen van toepassing op reizen van huis naar kantoor. Buiten het woon-werk-verkeer kan je ook kilometervergoeding aan jezelf uitkeren voor reizen naar co-working spaces en zakelijke afspraken als netwerkborrels en meer.

Je kan reiskosten doorbelasten aan je opdrachtgevers. De reiskostenvergoeding die je dan ontvangt, wordt door de Belastingdienst gezien als omzet. Er moet dan btw over worden afgedragen. De belastingvrije kilometervergoeding kan ook dit geval worden toegepast.

Kilometeradministratie bijhouden

Het is voor ondernemers van groot belang dat de gereden kilometers en reiskosten zzp goed worden bijgehouden. Kies je ervoor de reiskosten aan de opdrachtgever door te berekenen? Dan zijn er twee verschillende manieren waarop dit kan worden gedaan⁚

Je kan de reiskosten en gereden kilometers apart op de factuur vermelden. Dit wordt gedaan door een aparte factuurregel toe te voegen. Daarin vermeldt je het aantal gereden kilometers, de kilometervergoeding per gereden kilometer, het totaalbedrag en het btw-tarief. Dit btw-tarief moet hetzelfde tarief zijn als dat je op de rest van de factuur toepast.

Doordat de reiskostenvergoeding apart vermeld staat, weet een opdrachtgever gelijk hoeveel hij voor de ondernemer aan reiskosten kwijt is. Daarom geven veel opdrachtgevers de voorkeur aan deze wijze van reiskosten berekenen.

Je kan er ook voor kiezen om de reiskosten in je uurtarief mee te nemen. Hierdoor ben je minder tijd kwijt aan de administratie. De reiskosten en gereden kilometers hoeven immers niet voor de opdrachtgever te worden bijgehouden en op de factuur te worden vermeld.

Wanneer een opdrachtgever akkoord gaat met het uurtarief van de ondernemer, worden eventuele discussies met de opdrachtgever bovendien op deze manier vermeden; Houd er als ondernemer wel rekening mee dat het uurtarief niet te hoog wordt.