ZZP Factuur: Maak en stuur je factuur in een handomdraai

De basis van een factuur

Een factuur maken als zzper is een belangrijk onderdeel van je werk. Het is de manier om je klanten te laten betalen voor de diensten of producten die je hebt geleverd. Een factuur moet duidelijk en professioneel zijn en aan de eisen van de Belastingdienst voldoen. Zo zorg je ervoor dat je administratie in orde is en dat je je geld op tijd ontvangt.

Factuur maken⁚ de onderdelen

Een factuur voor de meeste zzp'ers bestaat uit 9 onderdelen, maar niet alle ondernemers zijn hieraan gebonden. Taxichauffeurs hoeven bijvoorbeeld niet aan deze verplichte onderdelen te voldoen. Volgens dit artikel over het maken van een goede factuur, zijn de volgende onderdelen belangrijk⁚

• Factuurnummer⁚ Een uniek nummer dat je aan elke factuur toekent.
• Factuurdatum⁚ De datum waarop de factuur is opgesteld.
• Naam en adres van de zzp'er⁚ Je volledige bedrijfsnaam en adres.
• KVK-nummer⁚ Je Kamer van Koophandel nummer.
• BTW-nummer⁚ Je BTW-identificatienummer, als je BTW-plichtig bent.
• Naam en adres van de klant⁚ De volledige naam en adres van de klant.
• Omschrijving van de geleverde diensten of producten⁚ Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd.
• Aantal en prijs per eenheid⁚ Het aantal geleverde diensten of producten en de prijs per eenheid.
• Totaalbedrag⁚ Het totale factuurbedrag, inclusief BTW.

Zorg ervoor dat alle gegevens correct en volledig zijn. Dit maakt het voor je klant makkelijker om de factuur te controleren en te betalen.

Factuur versturen⁚ digitaal of per post?

Je kunt ervoor kiezen om een papieren factuur via de post te versturen of een digitale factuur online te versturen. Tegenwoordig kiezen veel zzp'ers voor het versturen van een digitale factuur. Dit is sneller, goedkoper en milieuvriendelijker. De meeste klanten zijn inmiddels gewend aan het ontvangen van digitale facturen.

Als je de factuur digitaal wilt versturen moet de afnemer daar akkoord mee zijn. Dit kun je bijvoorbeeld in de overeenkomst aangeven of schriftelijk / per mail vragen. Je kunt ook je factuur digitaal versturen en als de klant de factuur betaald, mag je aannemen dat de klant akkoord is met digitale facturen.

Het versturen van een digitale factuur kan op verschillende manieren⁚ via e-mail, via een online platform of via een facturatieprogramma. Het is belangrijk om te zorgen dat de factuur in een geschikt formaat wordt verstuurd, bijvoorbeeld als PDF-bestand. Zo voorkom je dat de klant de factuur kan aanpassen.

Het is ook belangrijk om te zorgen dat de factuur goed beveiligd is. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van een wachtwoord of een digitale handtekening. Zo voorkom je dat de factuur in verkeerde handen valt.

Of je nu kiest voor een papieren of een digitale factuur, zorg ervoor dat je de factuur duidelijk en professioneel presenteert. Een goede factuur is een visitekaartje van je bedrijf.

Facturatie software⁚ een handige tool

ZZPers die niet veel facturen versturen kunnen deze prima maken in Excel of Word. Maar als je meerdere facturen per maand verstuurt dan loont het vaak al om over te stappen naar facturatie software. Een factuur versturen voor je product of dienst is altijd leuk Maar, waar hoort een factuur aan te voldoen?

Facturatie software is een handige tool die je tijd en geld bespaart. Met facturatie software kun je eenvoudig en snel facturen maken, versturen en beheren. Daarnaast biedt facturatie software vaak extra functionaliteiten, zoals⁚

• Automatische factuurnummering⁚ Je hoeft zelf geen factuurnummers meer te bedenken.
• Voorbeeld-facturen⁚ Je kunt gebruik maken van professionele factuur templates.
• Automatische betaalherinneringen⁚ Je hoeft zelf geen herinneringen meer te sturen.
• Inzicht in je facturen⁚ Je kunt eenvoudig zien welke facturen zijn betaald en welke nog openstaan.
• Integratie met andere software⁚ Sommige facturatie software kan worden geïntegreerd met andere software, zoals boekhoudprogramma's.

Er zijn veel verschillende facturatie programma's beschikbaar. Je kunt kiezen voor een gratis programma of voor een betaald programma. De keuze hangt af van je persoonlijke behoeften en budget.

Zelfstandigen Zonder Personeel (ZZP) die aangesloten zijn bij ZZP Nederland kunnen voor 15 maanden lang een gratis online factuurprogramma gebruiken waarmee ze onberispelijke facturen kunnen maken. Naast het factureren kan in het programma ook worden bijgehouden of facturen betaald zijn en worden er betaalherinneringen verstuurd.

Tips voor het maken en versturen van facturen

Het opstellen van een professionele factuur is slechts de helft van het verhaal. Het verzenden ervan op een efficiënte en doordachte manier is net zo belangrijk. Hier zijn wat tips om het facturatieproces te optimaliseren⁚

• Duidelijke en professionele factuur⁚ Zorg ervoor dat je factuur duidelijk en professioneel is. Gebruik een professioneel factuur template en controleer de factuur altijd voordat je deze verstuurt.
• Verstuur de factuur op tijd⁚ Verstuur de factuur zo snel mogelijk nadat je de diensten of producten hebt geleverd. Dit zorgt ervoor dat je sneller betaald krijgt.
• Verstuur de factuur in het juiste formaat⁚ Verstuur de factuur als PDF-bestand. Dit zorgt ervoor dat de klant de factuur niet kan aanpassen.
• Voeg een betaalverzoek toe⁚ Voeg een duidelijk betaalverzoek toe aan de factuur. Geef aan hoe de klant kan betalen en wat de betalingstermijn is.
• Beheer je facturen⁚ Houd je facturen goed bij. Dit kun je doen in een spreadsheet of in een facturatieprogramma. Zo heb je altijd inzicht in welke facturen zijn betaald en welke nog openstaan.
• Stuur betaalherinneringen⁚ Stuur betaalherinneringen als de klant de factuur niet op tijd betaalt. Dit helpt je om je geld op tijd te ontvangen.
• Maak gebruik van facturatie software⁚ Facturatie software kan je helpen om het facturatieproces te automatiseren. Zo bespaar je tijd en geld.
• Zorg voor een goede administratie⁚ Zorg ervoor dat je een goede administratie voert. Bewaar alle facturen en andere documenten die betrekking hebben op je facturatie.

Door deze tips te volgen, zorg je ervoor dat je facturen op tijd betaald worden en dat je een goede administratie voert.