ZZP Reiskosten Factuur: Tips en Voorbeelden

Reiskosten Factureren als ZZP'er

Als ZZP'er is het belangrijk om je reiskosten te kunnen factureren. Dit zijn immers kosten die je maakt om je werk te kunnen doen. Maar hoe doe je dat precies? Er zijn twee manieren om reiskosten te factureren⁚

Neem de reiskosten op in je uurtarief⁚ Dit is de eenvoudigste manier. Je hoeft dan niet apart te factureren voor je reiskosten.

Zet de reiskosten apart op de factuur⁚ Dit is handig als je reiskosten aanzienlijk zijn. Je kunt dan een aparte factuurregel toevoegen voor je reiskosten.

Welke methode je ook kiest, het is belangrijk om je reiskosten goed te administreren. Bewaar alle bewijzen van je reiskosten, zoals tickets, facturen en bonnen. Dit is nodig om de juiste belastingteruggave te ontvangen en om te kunnen aantonen dat de reiskosten zakelijk zijn.

Twee Manieren om Reiskosten te Factureren

Je hebt twee manieren om als ZZP'er reiskosten te factureren aan jouw opdrachtgever. Je kunt deze kosten doorberekenen in je uurtarief of je zet deze reiskosten op een aparte regel bij het maken van de ZZP factuur.

Reiskosten opnemen in je uurtarief⁚

Deze methode is vaak het eenvoudigst, want je hoeft minder te administreren en factureren. Je rekent de reiskosten dan als onkosten van je bedrijf, net zoals je papier, gereedschap of huur van je kantoor; Dit betekent dat je de reiskosten al meerekent in het uurloon dat je aan je opdrachtgever factureert. De reiskosten zijn dan onderdeel van je uurtarief en worden niet apart op de factuur vermeld.

Reiskosten apart op de factuur zetten⁚

Je kan de reiskosten en gereden kilometers apart op de factuur vermelden. Dit wordt gedaan door een aparte factuurregel toe te voegen. Daarin vermeldt je het aantal gereden kilometers en de kilometervergoeding die je per kilometer in rekening brengt. Of je vermeldt de daadwerkelijke reiskosten (bijvoorbeeld OV-kaartjes of taxi-bonnen). Deze methode kan handig zijn als je reiskosten aanzienlijk zijn, waardoor je opdrachtgever in een oogopslag duidelijk ziet wat je uurloon is en wat het reizen kost.

Voordelen en Nadelen⁚

De keuze tussen deze twee methoden hangt af van je persoonlijke voorkeur en de aard van je werk.

Reiskosten in je uurtarief⁚

• Voordeel⁚ Eenvoudiger administratie en facturering.
• Nadeel⁚ Minder transparant voor de opdrachtgever.

Reiskosten apart op de factuur⁚

• Voordeel⁚ Transparanter voor de opdrachtgever.
• Nadeel⁚ Meer administratie en facturering.

Het is belangrijk om te bespreken met je opdrachtgever hoe je de reiskosten wilt factureren. Zo voorkom je verwarring en misverstanden.

Aftrekbare Reiskosten

Ja, je mag je reiskosten aftrekken als ZZP'er. De reiskosten verminderen de winst van jouw onderneming en zodoende betaal je minder inkomstenbelasting.

Welke reiskosten zijn aftrekbaar?

Als ZZP'er mag je de volgende reiskosten aftrekken van je winst bij de aangifte inkomstenbelasting⁚

• Reiskosten met het openbaar vervoer⁚ Als je met het openbaar vervoer of de taxi gaat, zijn je reiskosten volledig aftrekbaar. Je mag dan de werkelijke kosten van de reis aftrekken, exclusief BTW. Bewaar je kaartjes of online overzichten als bewijs.
• Reiskosten met de auto⁚ Als je met je privéauto zakelijke kilometers maakt, mag je jezelf € 0,23 per kilometer uitkeren. Deze kilometervergoeding is belastingvrij tot € 0,23 per kilometer. Voor kilometers boven deze vergoeding moet je wel inkomstenbelasting betalen.
• Reiskosten met de fiets⁚ Je mag de kosten van een zakelijke fietstocht aftrekken van je winst. Dit kan bijvoorbeeld de aanschaf van een fiets, reparatiekosten, fietsverlichting en een fietsverzekering betreffen.
• Overige reiskosten⁚ Ook andere reiskosten, zoals parkeerkosten, tolgelden en vliegtickets, zijn aftrekbaar als deze zakelijk zijn.

Belangrijk⁚

• Bewijsstukken⁚ Bewaar alle bewijsstukken van je reiskosten, zoals tickets, facturen en bonnen. Dit is nodig om de juiste belastingteruggave te ontvangen en om te kunnen aantonen dat de reiskosten zakelijk zijn.
• Zakelijk karakter⁚ De reiskosten moeten een zakelijk karakter hebben. Dit betekent dat je de reiskosten maakt voor het uitvoeren van je werk. Reiskosten voor privédoeleinden zijn niet aftrekbaar.
• Administratie⁚ Zorg dat je je reiskosten goed administreert. Houd een logboek bij van alle zakelijke kilometers die je rijdt met je auto. Bewaar ook alle andere bewijsstukken van je reiskosten.

Door alle reiskosten goed te administreren, kun je ze aftrekken van je belastbaar inkomen. Dit kan je aanzienlijk wat geld besparen.

Bewijsstukken Bewaren

Als ZZP'er moet je alle bewijzen van reiskosten bewaren, zoals tickets, facturen en bonnen. Dit is nodig om de juiste belastingteruggave te ontvangen en om te kunnen aantonen dat de reiskosten zakelijk zijn. De Belastingdienst kan je vragen om deze bewijsstukken te overleggen als je je aangifte inkomstenbelasting doet.

Welke bewijsstukken moet je bewaren?

Afhankelijk van het vervoermiddel dat je gebruikt, heb je verschillende bewijsstukken nodig.

• Openbaar vervoer⁚ Bewaar je OV-kaartjes, online overzichten van je reiskosten of je NS-Business Card-overzichten.
• Taxi⁚ Bewaar de bonnen van je taxiritten.
• Auto⁚ Houd een kilometerregistratie bij van alle zakelijke kilometers die je rijdt. Deze kilometerregistratie kan je zelf bijhouden in een logboek, spreadsheet of met behulp van een app. Je kunt ook een rittenregistratie bijhouden, waarbij je de datum, begin- en eindpunt, de reden van de rit en de gereden kilometers vastlegt.
• Vliegtuig⁚ Bewaar je vliegtickets en eventuele andere bewijsstukken van de vlucht, zoals parkeerbonnen of taxi-bonnen.
• Andere reiskosten⁚ Bewaar bonnen van parkeerkosten, tolgelden en andere reiskosten die je maakt.

Tips voor het bewaren van bewijsstukken⁚

• Scan je bewijsstukken⁚ Scan je bewijsstukken in en bewaar ze digitaal. Zo bespaar je ruimte en heb je ze altijd bij de hand.
• Maak een map⁚ Maak een aparte map aan voor al je bewijsstukken van reiskosten. Zo heb je ze gemakkelijk terug te vinden.
• Bewaar je bewijsstukken minimaal 7 jaar⁚ De Belastingdienst kan je tot 7 jaar na het belastingjaar om je bewijsstukken vragen. Bewaar je bewijsstukken dus minimaal 7 jaar.

Door je bewijsstukken goed te bewaren, kun je er zeker van zijn dat je de juiste belastingteruggave ontvangt en dat je je reiskosten kunt aantonen als de Belastingdienst ernaar vraagt.

Verschillende Soorten Reiskosten

Zakelijke reiskosten kunnen op verschillende manieren worden gemaakt. Voor de verschillende soorten reiskosten gelden aparte regels. In dit artikel lees je welk onderscheid er wordt gemaakt tussen de verschillende soorten reiskosten en wat je met de BTW moet doen.

Reiskosten met het openbaar vervoer⁚

Als je met het openbaar vervoer reist, mag je de werkelijke kosten van je reiskosten aftrekken. Dit zijn de kosten die je daadwerkelijk betaalt voor je kaartjes of abonnementen. De BTW die je betaalt over deze reiskosten is niet aftrekbaar. De Belastingdienst ziet je zakelijk gemaakte reiskosten als bedrijfskosten. Die mag je dus doorberekenen aan je opdrachtgever.

Reiskosten met de auto⁚

Voor reiskosten met de auto mag je een kilometervergoeding berekenen. Dit is een vast bedrag per kilometer dat je mag declareren. De huidige kilometervergoeding is € 0,23 per kilometer. Deze vergoeding is belastingvrij tot € 0,23 per kilometer. Voor kilometers boven deze vergoeding moet je wel inkomstenbelasting betalen. De Belastingdienst adviseert om de kilometervergoeding niet te verhogen, omdat dit een extra administratieve last oplevert. De meeste ZZP'ers hanteren hiervoor 50% van hun normale tarief. Maar meer of minder kan natuurlijk ook. Net wat jij hebt afgesproken met jouw opdrachtgever (en hoe productief je bent).

Reiskosten met de fiets⁚

Je mag ook de kosten van een zakelijke fietstocht aftrekken van je winst. Dit kan bijvoorbeeld de aanschaf van een fiets, reparatiekosten, fietsverlichting en een fietsverzekering betreffen. De Belastingdienst hanteert geen vaste kilometervergoeding voor de fiets. Je mag de daadwerkelijke kosten van je fietstocht aftrekken, maar je moet wel bewijsstukken van deze kosten bewaren.

Overige reiskosten⁚

Ook andere reiskosten, zoals parkeerkosten, tolgelden en vliegtickets, zijn aftrekbaar als deze zakelijk zijn.

Belangrijk⁚

Het is belangrijk om te weten dat je reiskosten alleen aftrekbaar zijn als deze zakelijk zijn. Dit betekent dat je de reiskosten moet maken voor het uitvoeren van je werk. Reiskosten voor privédoeleinden zijn niet aftrekbaar.