Reiskosten als ZZP'er declareren: wat mag je aftrekken en hoe doe je dat?

Reiskosten declareren⁚ de basisprincipes

Als ZZPer in Nederland moet je reiskosten op de juiste manier declareren om ervoor te zorgen dat je de juiste belastingteruggave ontvangt․ Er zijn enkele regels waar je je aan moet houden bij het declareren van reiskosten⁚

• De OV reiskosten die een zzper maakt zijn niet aftrekbaar van de inkomstenbelasting als de opdrachtgever zorg draagt voor het vergoeden van de reiskosten․
• De aftrekbedragen kunnen variëren per vervoersmiddel․

Je mag als zzper met je opdrachtgever een zzp-reiskostenvergoeding afspreken․ Je hoeft je daarbij niet te houden aan de norm van de Belastingdienst․ Dus als je opdrachtgever akkoord gaat, mag je ook 0,50 afspreken per kilometer die je voor hem reist․

Er zijn opdrachtgevers die je reiskosten vergoeden․ Je kunt dan de kosten voor het gebruik van je eigen vervoer doorberekenen․ Dit vermeld je op de factuur en wordt gezien als omzet․ De Belastingdienst hanteert daar geen regels voor․ Je kunt dus 0,23 per gereden kilometer declareren, maar meer (of minder) mag ook․

Om je reiskosten te declareren, moet je wel je gereden kilometers goed bijhouden․ Voor zzpers met een eenmanszaak is het registreren en boeken van kilometerkosten gelukkig vrij eenvoudig․

Reiskosten aftrekbaar van de inkomstenbelasting

Ja, je mag je reiskosten aftrekken als zzper․ De reiskosten verminderen de winst van jouw onderneming en zodoende betaal je minder inkomstenbelasting․ Een zzper die met een privé auto zakelijke kilometers aflegt, mag maximaal 0,23 per kilometer onbelast declareren․ Je mag een hogere reiskostenvergoeding vragen dan 0,23 per gereden kilometer․ Daarboven moet wel inkomstenbelasting worden betaald․ Let op⁚ als je jouw reiskosten apart gaat declareren aan je opdrachtgever, dan zet je de reiskosten zonder btw op je factuur․ Op je gehele factuur geldt dan gewoon jouw reguliere btw-percentage (in de meeste gevallen 21)․ Als zzper mag je je reiskosten van je winst aftrekken bij de aangifte inkomstenbelasting․ Het zijn namelijk kosten die je maakt om omzet te genereren․ Reis je met het openbaar vervoer, dan gebruik je hiervoor de gemaakte kosten exclusief btw․

Verschillende soorten reiskosten en de bijbehorende regels

Zakelijke reiskosten kunnen op verschillende manieren worden gemaakt․ Voor de verschillende soorten reiskosten gelden aparte regels․ In dit artikel lees je welk onderscheid er wordt gemaakt tussen de verschillende soorten reiskosten en wat je met de btw moet doen․ Er zijn twee opties voor een reiskostenvergoeding voor zzpers․ Je kunt jezelf een (fiscaal aantrekkelijke) kilometervergoeding uitkeren of je kunt de reiskosten doorbelasten aan de opdrachtgever․ Een combinatie van beide is ook mogelijk․ Je kunt de autokosten in de boekhouding voor ZZP-ers boeken door het aantal gereden kilometers te berekenen, dat te vermenigvuldigen met 0,23 en het bedrag af te boeken van de zakelijke rekening naar je privé-rekening․ Vervolgens kun je de afschrijving in de boekhouding opnemen als Kilometervergoeding․ Je moet zzp reiskosten als bedrijfskosten zien en die mag je dus aftrekken van je winst․ Reis je met de auto, dan bereken je 0,19 per kilometer, tenzij je een auto op de zaak hebt․

Reiskosten declareren met de auto

Voor zzpers met een eenmanszaak is het registreren en boeken van kilometerkosten gelukkig vrij eenvoudig․ Het enige wat je nodig hebt is een duidelijk overzicht van de zakelijk gereden kilometers, met daarin minimaal vermeld⁚ reisdoel, datum, bestemming en het aantal kilometers․ Om je reiskosten te declareren, moet je wel je gereden kilometers goed bijhouden․ In dit artikel zetten we alle mogelijke vormen van vervoer voor jou als ZZPer op een rij, met de bijhorende fiscale regels omtrent vergoedingen (onder andere de vaste vergoeding van 0,19 per kilometer), de aftrekbaarheid van kosten en de BTW․ Gebruikt u in uw onderneming een vervoermiddel dat uw eigendom is of dat u privé huurt, bijvoorbeeld een auto, motor of een fiets? Dan mag u voor de zakelijke ritten 0,23 per kilometer aftrekken van uw winst․ Woon-werkverkeer valt voor de inkomstenbelasting onder zakelijke kilometers․