Factureren van Reiskosten: Een Gids voor ZZP'ers

Mag je reiskosten declareren als zzp'er?

De allereerste vraag is natuurlijk of je überhaupt reiskosten mag declareren als zelfstandige? Het antwoord is ja, dat mag absoluut. Reiskosten worden door de Belastingdienst gezien als zakelijke kosten welke je aan de opdrachtgever mag doorberekenen.

Hoe factureer je reiskosten als zzp'er?

Reiskosten kun je op twee manieren factureren. Je kunt deze kosten doorberekenen in je uurtarief of je zet deze reiskosten op een aparte regel bij het maken van de ZZP factuur. Het is belangrijk dat je goede afspraken maakt met jouw opdrachtgever over hoe je de reiskosten verwerkt wanneer je de factuur maakt.

Reiskosten opnemen in het uurtarief

Dit is vaak het eenvoudigst, want je hoeft minder te administreren en factureren. Daarnaast voorkom je discussies met je opdrachtgevers. Je rekent de reiskosten dan als onkosten van je bedrijf, net zoals je papier, gereedschap of huur van je kantoor. De reiskosten neem je op in je uurtarief; Je zou de reiskosten standaard kunnen verwerken in je uurtarief door een hoger tarief te rekenen. Je kan de reiskosten en gereden kilometers apart op de factuur vermelden. Dit wordt gedaan door een aparte factuurregel toe te voegen. Daarin vermeldt je het aantal gereden kilometers en de reiskosten per kilometer. Maak een grove schatting van de kosten voor de reis en zet deze op je factuur als onkosten van het bedrijf. Het is voor je opdrachtgever dan duidelijk dat de kosten voor de reiskosten in het uurtarief zijn meegenomen.

Reiskosten apart op de factuur zetten

Reiskosten zet je apart op de factuur. Zo maak je voor de opdrachtgever duidelijk dat deze kosten bovenop je uurtarief komen. Je mag met je opdrachtgevers iedere gewenste reiskostenvergoeding overeenkomen. Het maakt voor de Belastingdienst niet uit of je je reiskosten en geleverde diensten apart declareert, of kiest voor een totaalbedrag. Beide posten worden gezien als omzet. Je kan de reiskosten en gereden kilometers apart op de factuur vermelden. Dit wordt gedaan door een aparte factuurregel toe te voegen. Daarin vermeldt je het aantal gereden kilometers en de reiskosten per kilometer. Stuur jij de klant een factuur met 21 procent btw dan zet je de reiskosten op de factuur met het 21 procent btw-tarief. Noteer de overeengekomen vergoeding exclusief btw op je factuur. Over het totaalbedrag van de factuur hanteer je vervolgens het btw-percentage dat bij jouw diensten hoort. Het gaat erom wat jij met jouw opdrachtgever afspreekt.

Wat is de maximale reiskostenvergoeding?

Deze belastingvrije kilometervergoeding geldt ook voor zzpers. Een zzper die met een privé auto zakelijke kilometers aflegt, mag maximaal 0,23 per kilometer onbelast declareren. Je mag een hogere reiskostenvergoeding vragen dan 0,23 per gereden kilometer. Bij reizen met eigen vervoer, carpoolen of openbaar vervoer kan uw werkgever maximaal 0,23 kilometervergoeding geven. Bij reizen met openbaar vervoer kan uw werkgever ook de werkelijk gemaakte reiskosten vergoeden. Wat is de maximale reiskostenvergoeding die ik van mijn werkgever kan ontvangen? Voor de meeste zzpers geldt dus het gebruikelijke tarief van 21. Als je een auto aanschaft mag je zelf bepalen of je deze op de zaak zet of dat je een privéauto voor zakelijk gebruikt. Als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt moet de auto verplicht op de zaak.

Welke reiskosten zijn aftrekbaar?

Als je met jouw privéauto ook zakelijke kilometers rijdt, kan je deze declareren bij je eigen bedrijf. Deze vergoeding geldt ook wanneer het een huurauto betreft. Lees hier hoeveel kilometervergoeding je krijgt en welke fiscale voordelen je nog meer uit je privéauto kunt halen. Ben je zzper, heb je een opdracht op locatie en pak je de fiets naar het station om met de trein verder te reizen naar je opdrachtgever? Dan wist je waarschijnlijk al dat de kosten van je treinreis aftrekbaar zijn. Maar wist je ook dat je per kilometer die je fietsend hebt afgelegd naar het station ook een vergoeding kunt krijgen? Veruit de meeste zzpers gebruiken hun privéauto wel eens voor werk. Ook hierbij mag je per gereden kilometer een standaard bedrag van 0,23 aftrekken van de opbrengsten, ook weer voor woon-werk verkeer. Hetzelfde geldt voor een huurauto. Let op dat parkeerkosten hier ook bij in zitten.

Reiskosten en btw

De reiskosten zijn aftrekbaar van de winst. Hierdoor betaal je als zzper minder inkomstenbelasting. Je kan de betaalde btw (omzetbelasting) terugvragen bij de Belastingdienst. Bij het doorberekenen van reiskosten factureer je de kosten exclusief btw en hef je btw over deze kosten tegen hetzelfde tarief als het hoofdproduct of de dienst die je levert. Als je als zzper met een ... euro mag factureren aan reiskosten. Je hebt op dat moment 5 euro winst gemaakt op jouw reiskosten. Deze 5 euro is dan belast met inkomstenbelasting. Als je 19 cent per kilometer als reiskosten factureert dan gaan wij er vanuit dat je bedoelt exclusief btw maar eigenlijk is dat niet zo relevant.

Reiskosten in je administratie

Doe je als freelancer belastingaangifte? Ook in je aangifte inkomstenbelasting en omzetbelasting spelen je reiskosten een rol. Als zzper mag je je reiskosten van je winst aftrekken bij de aangifte inkomstenbelasting. Als zzper mag je je reiskosten van je winst aftrekken bij de aangifte inkomstenbelasting. Het zijn namelijk kosten die je maakt om omzet te genereren. Je bewaart ze online Snel btw-aangifte doen vanuit het factuurprogramma In één oogopslag duidelijk welke klanten je factuur wel en niet hebben betaald Je facturen worden sneller betaald via een ...