BTW terugvragen als ZZP'er: Tips en voorwaarden

Wanneer mag je BTW terugvragen?

Als ZZP'er mag je BTW terugvragen op zakelijke kosten die je maakt. Dit betekent dat je de BTW die je betaalt aan leveranciers, kunt aftrekken van de BTW die je aan je klanten in rekening brengt. De BTW die je terugvraagt wordt ook wel voorbelasting genoemd. Je mag echter niet alle BTW terugvragen. Er zijn een aantal voorwaarden waaraan je moet voldoen. Zo mag je bijvoorbeeld geen BTW terugvragen op privé-uitgaven.

In sommige gevallen kun je de BTW terugvragen, zelfs als je geen BTW over je omzet betaalt. Dit is bijvoorbeeld het geval als je de kleineondernemersregeling (KOR) toepast.

Of je recht hebt op BTW-teruggave, hangt af van je specifieke situatie. Het is daarom altijd verstandig om contact op te nemen met de Belastingdienst of een accountant om te bepalen of je in aanmerking komt voor BTW-teruggave.

Voorwaarden voor BTW-teruggave

Om BTW terug te kunnen vragen als ZZP'er, moet je aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden zijn belangrijk om te weten, omdat je anders geen recht hebt op BTW-teruggave. De belangrijkste voorwaarden zijn⁚

• Je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit betekent dat je als ondernemer bent geregistreerd en dat je een BTW-nummer hebt.
• Je gebruikt de goederen en diensten voor je onderneming. Dit betekent dat de kosten die je maakt, direct verband houden met je bedrijf. Privé-uitgaven vallen hier dus niet onder.
• Je hebt een factuur met BTW-aangifte van de leverancier. Op deze factuur moet duidelijk staan wat de prijs exclusief BTW is en wat de BTW-aangifte is.
• Je hebt een geldige bankrekening; De Belastingdienst stort de teruggave van BTW op je bankrekening.

Naast deze algemene voorwaarden, zijn er ook nog een aantal specifieke voorwaarden voor bepaalde soorten kosten. Zo mag je bijvoorbeeld geen BTW terugvragen op de aanschaf van een auto, als je deze voornamelijk voor privédoeleinden gebruikt. Ook mag je geen BTW terugvragen op de aanschaf van een woning.

Het is belangrijk om te weten dat de voorwaarden voor BTW-teruggave kunnen veranderen. Het is daarom verstandig om je goed te informeren bij de Belastingdienst of een accountant, voordat je BTW terugvraagt.

Welke kosten mag je aftrekken?

Als ZZP'er mag je de BTW terugvragen op alle zakelijke kosten die je maakt. Dit betekent dat je de BTW die je betaalt aan leveranciers, kunt aftrekken van de BTW die je aan je klanten in rekening brengt. Dit wordt ook wel voorbelasting genoemd.

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van kosten waarvoor je BTW kunt terugvragen⁚

• Inkoop van goederen⁚ Denk hierbij aan de aanschaf van materialen, producten, gereedschap, software en andere benodigdheden voor je bedrijf.
• Kosten voor diensten⁚ Dit kunnen bijvoorbeeld kosten zijn voor marketing, administratie, juridisch advies, onderhoud en reparatie.
• Kosten voor reizen⁚ Als je voor je werk reist, mag je de BTW terugvragen op de reiskosten, zoals benzine, treintickets, parkeerkosten en hotelovernachtingen.
• Kosten voor kantoor⁚ Denk hierbij aan de huur van een kantoorpand, de aanschaf van kantoormeubilair en -apparatuur, en de kosten voor energie en internet.
• Kosten voor opleiding en training⁚ Als je een opleiding of training volgt die relevant is voor je werk, mag je de BTW terugvragen op de kosten.

Let op⁚ er zijn een aantal kosten waarvoor je geen BTW kunt terugvragen. Dit zijn bijvoorbeeld kosten voor privé-uitgaven, zoals de aanschaf van een auto voor privé-gebruik, of de kosten voor een etentje met vrienden.

Het is belangrijk om je goed te informeren bij de Belastingdienst of een accountant over welke kosten je wel en niet mag aftrekken. Zij kunnen je helpen om te bepalen welke kosten je kunt aftrekken en hoe je de BTW-aangifte moet invullen.

Hoe vraag je BTW terug?

Om BTW terug te vragen, moet je een BTW-aangifte doen bij de Belastingdienst. Dit doe je via de website van de Belastingdienst, met behulp van een speciaal programma genaamd 'Mijn Belastingdienst'. Je kunt de BTW-aangifte per maand, per kwartaal of per jaar doen. De frequentie is afhankelijk van je omzet en je keuze.

Bij de BTW-aangifte geef je eerst de BTW op over je omzet. Dit is de BTW die je aan je klanten in rekening hebt gebracht. Daarna trek je de voorbelasting af. Dit is de BTW die je hebt betaald over je zakelijke kosten.

De Belastingdienst berekent vervolgens het verschil tussen de BTW over je omzet en de voorbelasting. Als het verschil positief is, moet je BTW betalen. Als het verschil negatief is, krijg je BTW terug.

Het is belangrijk om alle benodigde documenten bij de hand te hebben voordat je de BTW-aangifte doet. Dit zijn bijvoorbeeld⁚

• Facturen van je leveranciers⁚ Deze facturen moeten duidelijk de BTW-aangifte bevatten.
• Bankafschriften⁚ Deze zijn nodig om te bewijzen dat je de kosten daadwerkelijk hebt betaald.
• Overige documenten⁚ Denk hierbij aan contracten, offertes en andere documenten die relevant zijn voor je BTW-aangifte.

Als je de BTW-aangifte hebt ingediend, ontvang je binnen een aantal weken een brief van de Belastingdienst. In deze brief staat of je BTW moet betalen of dat je BTW terugkrijgt. Als je BTW terugkrijgt, wordt het geld binnen een week op je bankrekening gestort.

Veelgemaakte fouten bij BTW-teruggave

Het terugvragen van BTW kan een ingewikkeld proces zijn. Veel ZZP'ers maken fouten bij het invullen van hun BTW-aangifte. Dit kan leiden tot een boete of zelfs een naheffing. Hieronder vind je een aantal veelgemaakte fouten bij BTW-teruggave⁚

• Foute BTW-aangifte⁚ De meest voorkomende fout is het verkeerd invullen van de BTW-aangifte. Dit kan gebeuren door bijvoorbeeld de BTW-percentages verkeerd te gebruiken, de kosten verkeerd te categoriseren of de facturen niet goed te controleren.
• Niet alle kosten opnemen⁚ Sommige ZZP'ers vergeten bepaalde kosten op te nemen in hun BTW-aangifte. Denk hierbij aan kosten voor reizen, kantoorbenodigdheden, opleidingen en trainingen.
• Privé-uitgaven opnemen⁚ Een andere veelgemaakte fout is het opnemen van privé-uitgaven in de BTW-aangifte. Dit is niet toegestaan en kan leiden tot een boete.
• De termijn missen⁚ Je moet je BTW-aangifte op tijd indienen. Als je de deadline mist, krijg je een boete. De termijnen voor het indienen van de BTW-aangifte staan op de website van de Belastingdienst.
• Geen bewijsstukken bewaren⁚ Het is belangrijk om alle bewijsstukken te bewaren die relevant zijn voor je BTW-aangifte. Denk hierbij aan facturen, bankafschriften en contracten. Als je deze bewijsstukken niet kunt overleggen, kan je de BTW niet terugvragen.

Om te voorkomen dat je fouten maakt bij het terugvragen van BTW, is het verstandig om je goed te informeren bij de Belastingdienst of een accountant. Zij kunnen je helpen om de BTW-aangifte correct in te vullen en te controleren.