Kopie identiteitsbewijs zzp: Informatie over gebruik en veiligheid

De wettelijke situatie

Sinds een aantal jaar is het niet meer toegestaan om een kopie van het ID-bewijs van opdrachtnemers (zzpers) in de administratie op te nemen. Er is geen wettelijke grondslag voor het bewaren van een kopie van het paspoort of de identiteitskaart van een freelancer in uw administratie.

Wie mag een kopie vragen?

Slechts enkele organisaties mogen een kopie van uw identiteitsbewijs maken. Bijvoorbeeld uw werkgever en banken. In de praktijk vragen ook andere organisaties een kopie van uw identiteitsbewijs. U bent niet verplicht om die aan hen te geven.

Als een organisatie een kopie van uw identiteitsbewijs wil hebben, dan mag de organisatie een afgeschermde kopie vragen of maken van uw ID-bewijs. Dat betekent dat de organisatie uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onzichtbaar moet maken. Of dat u dit zelf mag doen. Als u uw BSN en foto op de kopie heeft afgeschermd, blijven er nog steeds persoonsgegevens over op uw ID-bewijs.

De financiële onderneming mag een schone (onbewerkte) kopie van uw identiteitsbewijs vragen. Dat betekent dat u⁚ niets op de kopie mag schrijven; geen stempels of stickers op de kopie mag plakken; geen andere documenten met de kopie mag vastnieten.

Wat mag er op de kopie staan?

Als een organisatie een kopie van uw identiteitsbewijs wil hebben, dan mag de organisatie een afgeschermde kopie vragen of maken van uw ID-bewijs. Dat betekent dat de organisatie uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onzichtbaar moet maken. Of dat u dit zelf mag doen. Als u uw BSN en foto op de kopie heeft afgeschermd, blijven er nog steeds persoonsgegevens over op uw ID-bewijs.

De financiële onderneming mag een schone (onbewerkte) kopie van uw identiteitsbewijs vragen. Dat betekent dat u⁚ niets op de kopie mag schrijven; geen stempels of stickers op de kopie mag plakken; geen andere documenten met de kopie mag vastnieten.

De organisatie mag geen kopie maken van het identiteitsbewijs. Een werkgever is, zoals hiervoor al vermeld, op grond van de Wet op de loonbelasting verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer te bewaren. U moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs. Het documentnummer, de pasfoto en het bsn moeten goed leesbaar zijn. U bewaart deze kopie in uw administratie.

Bewaartermijn

Als uw werknemer uit dienst gaat, moet u de kopie minstens 5 jaar bewaren. De 5 jaar gaan in na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. Sindsdien is het niet meer toegestaan om een kopie van het ID-bewijs van opdrachtnemers (zzpers) in de administratie op te nemen. Er is geen wettelijke grondslag voor het bewaren van een kopie van het paspoort of de identiteitskaart van een freelancer in uw administratie.

Voor zelfstandigen die in het bedrijf werken geldt geen bijzondere regel dat u verplicht bent een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren. U mag de kopie van het identiteitsbewijs van uw zelfstandige werknemer dus gewoon weggooien.

Wanneer iemand bij u werkt en niet bij u in dienst is en uit Nederland, de EER, Zwitserland of Turkije komt, dan mag u geen kopie van het identiteitsbewijs van deze persoon bewaren. U mag wel een kopie van het identiteitsbewijs vragen om te controleren of deze persoon legaal in Nederland mag werken.

Tips voor zzp'ers

In de praktijk vragen ook andere organisaties een kopie van uw identiteitsbewijs. U bent niet verplicht om die aan hen te geven. Wees dus alert op de vraag om een kopie van uw identiteitsbewijs. Vraag u af waarom de organisatie deze kopie nodig heeft en wat er met de kopie gebeurt. U kunt ook vragen of de organisatie een afgeschermde kopie wil hebben.

Als u een kopie van uw identiteitsbewijs moet afgeven, zorg dan dat u uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onzichtbaar maakt. U kunt dit zelf doen door de betreffende delen van de kopie af te schermen. U kunt bijvoorbeeld een zwarte stift gebruiken om het BSN en de pasfoto te bedekken.

Wees er zeker van dat u de juiste documenten bij u heeft. Als u een kopie van uw identiteitsbewijs moet afgeven, zorg dan dat u uw identiteitsbewijs of paspoort bij u heeft. U kunt ook een kopie van uw identiteitsbewijs meenemen, maar dan moet u ervoor zorgen dat uw BSN en pasfoto onzichtbaar zijn gemaakt.