KM-vergoeding ZZP: alles wat je moet weten over declareren

De belastingvrije kilometervergoeding voor ZZPers

Als ZZPer mag je een deel van je zakelijke kilometers onbelast declareren bij de Belastingdienst. De belastingvrije kilometervergoeding is in 2024 vastgesteld op € 0,23 per kilometer. Dit betekent dat je voor elke gereden kilometer tot maximaal € 0,23 geen belasting hoeft te betalen.

Deze vergoeding geldt voor zowel woon-werkverkeer als werk-werkverkeer. Je mag dus ook kilometers declareren voor reizen naar co-working spaces of zakelijke afspraken.

Houd er wel rekening mee dat je de gereden kilometers nauwkeurig moet registreren. Dit kan met een kilometerregistratiesysteem of door middel van een papieren kilometeradministratie.

Meer informatie over de kilometervergoeding voor ZZPers vind je op de website van de Belastingdienst.

Kilometervergoeding⁚ uitkeren aan jezelf of doorberekenen aan je opdrachtgever?

Je kunt de kilometervergoeding voor je zakelijke kilometers op twee manieren verrekenen⁚ je mag als ondernemer per zakelijk gereden kilometer belastingvrij € 0,23 aan jezelf uitkeren als kilometervergoeding. Deze reiskostenvergoeding geldt voor woon-werkverkeer en werk-werkverkeer. Je kan ook reiskosten doorbelasten aan je opdrachtgevers. De reiskostenvergoeding die je dan ontvangt, wordt door de Belastingdienst gezien als omzet. Er moet dan btw over worden afgedragen. De belastingvrije kilometervergoeding kan ook dit geval worden toegepast.

De keuze tussen deze twee opties hangt af van je persoonlijke voorkeur en je overeenkomsten met je opdrachtgevers. Als je de kilometervergoeding aan jezelf uitkeert, heb je meer controle over je inkomsten en hoef je geen btw te betalen. Als je de kilometervergoeding aan je opdrachtgever doorberekent, heb je meer geld in je kas, maar moet je wel btw betalen.

Hoe registreer je je kilometers?

Het is essentieel dat je een sluitende kilometeradministratie bijhoudt. Andere veelgebruikte termen zijn rittenregistratie en kilometerregistratie. Met de juiste kilometeradministratie kan een ondernemer de reiskosten en gereden kilometers aan de opdrachtgever verantwoorden. Ook kunnen ze op deze manier op een later moment worden verrekend. Bovendien kan de Belastingdienst nog tot zeven jaar later verantwoording voor de reiskosten bij de ondernemer opvragen. Het is dus van groot belang dat je de zakelijke reizen op de correcte wijze bijhoudt.

Een correcte kilometeradministratie bevat de volgende onderdelen⁚ datum, begin- en eindpunt van de rit, aantal gereden kilometers, reden van de rit (zakelijk of privé), eventuele bijbehorende documenten (bonnen, facturen). Een kilometeradministratie kan op verschillende manieren worden bijgehouden⁚ met een papieren kilometerregistratie, met een rittenregistratie-app of met een online kilometerregistratiesysteem.

Verplichte CO2-registratie voor werkgevers

Heb je 100 of meer werknemers in dienst? Dan moet je vanaf 1 juli 2024 alle gegevens rondom het woon-werkverkeer en het zakelijke verkeer aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) doorgeven; Dit wordt de verplichte CO2-registratie genoemd. Deze registratie is bedoeld om inzicht te krijgen in de CO2-uitstoot van het vervoer van werknemers en om bedrijven te stimuleren om hun CO2-voetafdruk te verkleinen.

De registratieplicht geldt voor alle werkgevers met 100 of meer werknemers, ongeacht de sector. De registratie moet worden gedaan via het online platform van de RVO. De gegevens die je moet registreren zijn⁚ aantal werknemers, aantal gereden kilometers (woon-werkverkeer en zakelijk verkeer), type vervoermiddel (auto, fiets, openbaar vervoer), brandstofverbruik (voor auto's), en de locatie van de werkplek.

Conclusie

De kilometervergoeding is een belangrijk hulpmiddel voor ZZPers om hun zakelijke reiskosten te declareren. In 2024 mag je als ZZPer maximaal € 0,23 per kilometer onbelast declareren. Je kunt ervoor kiezen om de kilometervergoeding aan jezelf uit te keren of om deze door te berekenen aan je opdrachtgever. Het is belangrijk om een goede kilometeradministratie bij te houden, zodat je je reiskosten kunt verantwoorden en je je recht op de kilometervergoeding kunt claimen.

Houd er rekening mee dat de regels voor de kilometervergoeding kunnen veranderen. Raadpleeg daarom regelmatig de website van de Belastingdienst voor de meest actuele informatie.