Wat te doen bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst als ZZP'er?

Inleiding

Als ZZP'er is het onvermijdelijk dat je op enig moment te maken krijgt met de Belastingdienst. Een boekenonderzoek is een controle van je administratie en aangiften, en kan voor veel ondernemers stressvol zijn. Maar wat is een boekenonderzoek precies, waarom voert de Belastingdienst ze uit en wat moet je doen als je ermee te maken krijgt?

Wat is een boekenonderzoek?

Een boekenonderzoek is een controle van de Belastingdienst waarbij ze je aangiften en administratie nauwkeurig beoordelen. Het is een manier voor de Belastingdienst om te controleren of je aan al je administratieve en fiscale verplichtingen voldoet en of je aangifte- en betalingsverplichtingen zijn nagekomen.

De Belastingdienst kan een boekenonderzoek uitvoeren over een bepaalde periode of over specifieke onderdelen van je aangifte en administratie. Er zijn verschillende soorten boekenonderzoeken, zoals⁚

• Algemeen boekenonderzoek⁚ Dit is een uitgebreide controle van je gehele administratie over een bepaalde periode.
• Deelcontrole⁚ Hierbij worden alleen bepaalde onderdelen van je administratie gecontroleerd, bijvoorbeeld de werkkostenregeling, subsidies of afdrachtverminderingen.
• Loonbelastingcontrole⁚ Dit onderzoek richt zich specifiek op de loonbelasting die je hebt afgedragen.
• Due diligence-onderzoek⁚ Dit onderzoek wordt uitgevoerd bij de verkoop van je bedrijf en is gericht op het controleren van de financiële administratie.

De Belastingdienst kondigt een boekenonderzoek altijd van tevoren aan. Je ontvangt dan een brief waarin de reden van het onderzoek wordt uitgelegd en welke documenten je moet overleggen.

Waarom voert de Belastingdienst boekenonderzoeken uit?

De Belastingdienst voert boekenonderzoeken uit om te controleren of alle ondernemers zich aan de fiscale regels houden. Het doel is om fraude en belastingontduiking tegen te gaan en ervoor te zorgen dat iedereen eerlijk zijn of haar belasting betaalt. De Belastingdienst gebruikt boekenonderzoeken om te controleren of⁚

• Je administratie correct en volledig is⁚ De Belastingdienst wil er zeker van zijn dat je alle inkomsten en uitgaven hebt geregistreerd en dat je de juiste belasting hebt betaald.
• Je aangiften kloppen met je administratie⁚ De Belastingdienst controleert of de gegevens in je aangifte overeenkomen met de gegevens in je administratie.
• Je geen gebruik maakt van ongeoorloofde aftrekposten⁚ De Belastingdienst wil voorkomen dat je onterecht aftrekposten claimt die je niet mag gebruiken.
• Je voldoet aan de regels voor de werkkostenregeling⁚ De Belastingdienst controleert of je de regels voor de werkkostenregeling correct toepast.
• Je voldoet aan de regels voor subsidies⁚ De Belastingdienst controleert of je de regels voor subsidies correct toepast.
• Je voldoet aan de regels voor loonheffingen⁚ De Belastingdienst controleert of je de juiste loonheffingen hebt afgedragen voor je werknemers.
• Je voldoet aan de regels voor de Wet DBA⁚ De Belastingdienst controleert of je wel echt zelfstandig bent en niet in een schijnzelfstandige situatie werkt.

De Belastingdienst kan op basis van een boekenonderzoek besluiten om een naheffing te doen, een boete te geven of zelfs een strafrechtelijke procedure te starten. Daarom is het belangrijk om je administratie goed op orde te hebben en om de regels te kennen.

Soorten boekenonderzoeken

De Belastingdienst voert verschillende soorten boekenonderzoeken uit, elk met een eigen focus. De meest voorkomende soorten zijn⁚

• Algemeen boekenonderzoek⁚ Dit is een uitgebreide controle van je gehele administratie over een bepaalde periode. De Belastingdienst bekijkt dan alle aspecten van je onderneming, inclusief je inkomsten, uitgaven, btw-aangiften, loonheffingen en andere relevante documenten. Dit type onderzoek is vaak gericht op een specifiek onderwerp, zoals de werkkostenregeling, subsidies of afdrachtverminderingen.
• Deelcontrole⁚ Hierbij worden alleen specifieke onderdelen van je administratie gecontroleerd. De Belastingdienst richt zich dan bijvoorbeeld op de werkkostenregeling, subsidies, afdrachtverminderingen (zoals WVA) of loonheffingen. Dit type onderzoek is vaak gericht op een specifiek onderwerp, zoals de werkkostenregeling, subsidies of afdrachtverminderingen.
• Loonbelastingcontrole⁚ Dit onderzoek richt zich specifiek op de loonbelasting die je hebt afgedragen. De Belastingdienst controleert dan of je de juiste loonbelasting hebt berekend en betaald voor je werknemers.
• Due diligence-onderzoek⁚ Dit onderzoek wordt uitgevoerd bij de verkoop van je bedrijf en is gericht op het controleren van de financiële administratie. De Belastingdienst wil dan zeker weten dat de financiële gegevens van je bedrijf kloppen en dat er geen verborgen risico's zijn voor de koper.

Het type boekenonderzoek dat je krijgt, hangt af van verschillende factoren, zoals de sector waarin je werkt, de omvang van je onderneming en de manier waarop je je administratie voert.

Voorbereiding op een boekenonderzoek

Een boekenonderzoek kan stressvol zijn, maar goede voorbereiding kan je veel zorgen besparen. Zorg dat je administratie op orde is en dat je alle benodigde documenten kunt vinden.

Volg deze tips om je optimaal voor te bereiden op een boekenonderzoek⁚

• Verzamel alle gevraagde documenten⁚ De Belastingdienst zal je in de brief met de aankondiging van het boekenonderzoek informeren over welke documenten je moet overleggen. Zorg dat je deze documenten tijdig verzamelt en klaarlegt. Dit kan bijvoorbeeld gaan om facturen, bankafschriften, contracten, loonstroken en aangiften.
• Maak een aparte map met alle documenten⁚ Maak een aparte map op je computer of in een fysieke map met alle documenten die je aan de Belastingdienst hebt verstrekt. Dit zorgt voor een overzichtelijke administratie en voorkomt dat je belangrijke documenten kwijtraakt.
• Maak een checklist⁚ Maak een checklist met alle documenten die je moet overleggen. Dit helpt je om alles te verzamelen en voorkomt dat je belangrijke documenten vergeet.
• Controleer je administratie⁚ Controleer je administratie grondig voordat de Belastingdienst op bezoek komt. Controleer of alle gegevens kloppen, of je alle inkomsten en uitgaven hebt geregistreerd en of je de juiste belasting hebt betaald.
• Neem contact op met je boekhouder⁚ Heb je een boekhouder? Neem dan contact met hem of haar op om te bespreken wat je kunt verwachten tijdens het boekenonderzoek. Je boekhouder kan je helpen met het verzamelen van de benodigde documenten en kan je adviseren over de manier waarop je de controle moet aanpakken.
• Wees voorbereid op vragen⁚ De Belastingdienst zal je tijdens het boekenonderzoek vragen stellen over je administratie en je onderneming. Zorg dat je de antwoorden op deze vragen kent en dat je alle relevante documenten kunt overleggen.
• Blijf kalm⁚ Het is belangrijk om kalm te blijven tijdens het boekenonderzoek. Wees beleefd en coöperatief, en antwoord eerlijk op alle vragen van de inspecteur.

Door je goed voor te bereiden, vergroot je de kans dat het boekenonderzoek soepel verloopt en dat je geen onaangename verrassingen krijgt.

Wat te doen tijdens een boekenonderzoek?

Tijdens het boekenonderzoek is het belangrijk om professioneel en coöperatief te zijn. De Belastingdienst wil inzicht krijgen in je administratie en je onderneming, en daar moet je aan meewerken.

Hier zijn enkele tips voor het boekenonderzoek⁚

• Zorg voor een rustige plek⁚ Maak een rustige plek vrij waar de inspecteur kan werken. Zorg voor een tafel met voldoende ruimte om documenten uit te spreiden.
• Wees gastvrij⁚ Bied de inspecteur een kopje koffie of thee aan. Dit schept een ontspannen sfeer.
• Beantwoord alle vragen eerlijk⁚ Wees open en eerlijk in je antwoorden op de vragen van de inspecteur. Vermijd het verzwijgen van informatie of het geven van onjuiste antwoorden.
• Leg je administratie klaar⁚ Zorg dat je administratie overzichtelijk geordend is. Maak eventueel gebruik van mappen of tabbladen om de documenten te sorteren.
• Vraag om verduidelijking⁚ Begrijp je een vraag niet? Vraag dan om verduidelijking. Het is beter om te vragen dan om een onjuist antwoord te geven.
• Neem contact op met je boekhouder⁚ Heb je vragen over de administratie of over de vragen van de inspecteur? Neem dan contact op met je boekhouder. Je boekhouder kan je tijdens het boekenonderzoek telefonisch adviseren.
• Bewaar alle correspondentie⁚ Bewaar alle correspondentie met de Belastingdienst. Dit kan handig zijn als je later vragen hebt over het boekenonderzoek of als er een geschil ontstaat.
• Blijf kalm⁚ Het is belangrijk om kalm te blijven tijdens het boekenonderzoek; Wees beleefd en coöperatief, en antwoord eerlijk op alle vragen van de inspecteur.

Door je goed voor te bereiden en professioneel te handelen tijdens het boekenonderzoek, vergroot je de kans dat het onderzoek soepel verloopt en dat je geen onaangename verrassingen krijgt.

Gevolgen van een boekenonderzoek

De uitkomst van een boekenonderzoek kan verschillende gevolgen hebben voor je onderneming. De Belastingdienst kan besluiten om⁚

• Geen actie te ondernemen⁚ Als de Belastingdienst geen fouten of onregelmatigheden vindt in je administratie, dan hoef je geen extra belasting te betalen of een boete te krijgen.
• Een naheffing te doen⁚ Als de Belastingdienst vaststelt dat je te weinig belasting hebt betaald, dan zal je een naheffing krijgen. Dit betekent dat je extra belasting moet betalen, inclusief eventuele boetes.
• Een boete te geven⁚ De Belastingdienst kan een boete opleggen als je fouten of onregelmatigheden in je administratie hebt gemaakt. De hoogte van de boete hangt af van de ernst van de fout en van je intentie.
• Een strafrechtelijke procedure te starten⁚ In ernstige gevallen kan de Belastingdienst besluiten om een strafrechtelijke procedure te starten. Dit kan gebeuren als er sprake is van fraude of belastingontduiking.
• Aanwijzingen te geven⁚ Als bij een boekenonderzoek blijkt dat er sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking en er geen sprake is van kwaadwillendheid, kan de Belastingdienst aanwijzingen geven. Dit betekent dat je de arbeidsrelatie samen met de opdrachtnemer zo moet vormgeven dat de opdrachtnemer echt als ZZP'er werkt.

Het is belangrijk om je te realiseren dat de gevolgen van een boekenonderzoek aanzienlijk kunnen zijn. Door je goed voor te bereiden en je administratie op orde te hebben, vergroot je de kans dat het boekenonderzoek soepel verloopt en dat je geen onaangename verrassingen krijgt.