Administratie voor Ondernemers: Bewaar Correct & Efficiënt!

De Wettelijke Bewaarplicht

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie voor een bepaalde periode te bewaren. De Belastingdienst in Nederland stelt dat je je administratie in principe zeven jaar moet bewaren. Dit geldt voor zowel digitale als papieren documenten. De bewaarplicht administratie is een wettelijke bewaarplicht waaraan iedere ondernemer zich moet houden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vier verschillende soorten administratie met ieder een eigen wettelijke bewaartermijn.

De Belastingdienst stelt deze eis‚ zodat zij tot 7 jaar terug controles kunnen uitvoeren op een administratie. De bewaarplicht is een eis vanuit de Belastingdienst die stelt dat iedere ondernemer zijn complete boekhouding minimaal 7 jaar moet bewaren. Dit mag zowel op papier als digitaal. De Belastingdienst moet iedere bon of factuur wel kunnen controleren. Vooral contant betaalde bonnen‚ zoals kassabonnen‚ zijn lastig op echtheid te controleren als ze zijn ingescand;

Het is dus essentieel dat je je administratie goed bewaard. Als je de zaken op orde hebt‚ heb je altijd alle gegevens bij de hand en kan je sneller btw-aangifte en belastingaangifte doen. Ook voorkom je zo problemen bij een eventuele boekencontrole van de Belastingdienst.

Basisgegevens

De standaard bewaartermijn voor de meeste administratieve gegevens is 7 jaar. Hieronder vallen ook alle bonnen en facturen. In het kort gaat het om de volgende gegevens⁚

• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Grootboek
• Bankafschriften
• Inkoopfacturen
• Verkoopfacturen
• Bonnen
• Contracten
• Offerte
• Correspondentie

Afhankelijk van het type bedrijf kunnen er nog meer basisgegevens zijn. Voor bouwondernemingen valt bijvoorbeeld ook de projectadministratie hieronder en voor dienstverlenende organisaties de opdrachtregistratie. Zoek dus altijd goed uit welke gegevens over jouw onderneming 7 jaar bewaard moeten worden. De bewaartermijn gaat in op het moment dat de actualiteitswaarde vervalt. Als je bijvoorbeeld een leasecontract van 4 jaar hebt‚ gaat de bewaartermijn van 7 jaar in nadat dit contract is verlopen.

Gegevens over Onroerende Zaken

Bepaalde gegevens moeten een stuk langer worden bewaard‚ namelijk minstens 10 jaar. Het gaat om onder meer gegevens over⁚

• Onroerende zaken
• Rechten op onroerende zaken

Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens over bedrijfspanden‚ maar ook voor andere onroerende zaken die je in eigendom hebt. De bewaartermijn gaat in op het moment dat de actualiteitswaarde vervalt. Als je een pand verkoopt‚ gaat de bewaartermijn van 10 jaar in op de datum van de verkoop. Verkoop je in de Europese Unie (EU) aan klanten die geen btw-aangifte doen en heb je gekozen voor het zogeheten éénloketsysteem (One Stop Shop)? Ook dan geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Gegevens over Werknemers

Heb of had je personeel in dienst? Dan moet je ook van hen bepaalde gegevens bewaren. De volgende gegevens moeten minstens 5 jaar lang nadat de werknemer uit dienst is getreden worden bewaard⁚

• Arbeidsovereenkomsten
• Salarisstroken
• Urenstaten
• Vakantiedagenregistratie
• Ziektemeldingen
• Gegevens over de hoogte van het loon

Het is belangrijk om te weten dat deze bewaartermijn van 5 jaar alleen geldt voor de gegevens die relevant zijn voor de loonadministratie. Andere gegevens‚ zoals bijvoorbeeld de correspondentie met werknemers‚ kunnen een andere bewaartermijn hebben. Raadpleeg de wettelijke bepalingen voor meer informatie over de bewaartermijnen van deze gegevens.