Krijg je BTW terug als ZZP'er? Ontdek de voorwaarden en procedure

Wie heeft recht op BTW teruggave?

Als zelfstandige (ZZP'er) heb je recht op BTW teruggave als je aan de volgende voorwaarden voldoet⁚

• Je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK) als ondernemer.
• Je bent BTW-plichtig. Dit betekent dat je BTW moet afdragen over je omzet.
• Je hebt zakelijke kosten gemaakt waarvoor BTW is betaald.

Als je aan deze voorwaarden voldoet, kun je de BTW die je hebt betaald over je zakelijke kosten terugvragen bij de Belastingdienst.

Voorwaarden voor BTW teruggave

Om BTW terug te kunnen vragen als ZZP'er, moet je voldoen aan een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden zijn er om te garanderen dat de BTW-teruggave alleen wordt toegekend aan ondernemers die recht hebben op deze tegemoetkoming.

Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste voorwaarden⁚

• Je moet BTW-plichtig zijn⁚ Dit betekent dat je BTW moet afdragen over je omzet. Als je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK) en je omzet hoger is dan de drempelwaarde voor BTW-plicht, dan ben je BTW-plichtig.
• De kosten moeten zakelijk zijn⁚ De BTW die je terugvraagt moet betrekking hebben op kosten die je hebt gemaakt voor je onderneming. Privé-uitgaven komen niet in aanmerking.
• De BTW moet door jou zijn betaald⁚ Je kunt alleen BTW terugvragen die je zelf hebt betaald. Het is niet mogelijk om BTW terug te vragen die door een andere partij is betaald, bijvoorbeeld door een leverancier.
• Je moet de kosten kunnen aantonen⁚ Je moet de BTW-teruggave kunnen onderbouwen met bewijsstukken, zoals facturen en bonnen. Zorg ervoor dat je deze documenten goed bewaart.
• De BTW moet binnen de termijn worden teruggevraagd⁚ Er is een termijn waarbinnen je de BTW moet terugvragen. Deze termijn is meestal vijf jaar, maar kan soms korter zijn.

De voorwaarden voor BTW-teruggave kunnen per situatie verschillen. Het is daarom altijd verstandig om contact op te nemen met de Belastingdienst om zeker te weten of je recht hebt op BTW-teruggave en welke documenten je nodig hebt.

Welke kosten komen in aanmerking?

Als ZZP'er kun je BTW terugvragen op verschillende soorten kosten die je maakt voor je onderneming. Deze kosten moeten wel voldoen aan de voorwaarden voor BTW-teruggave, zoals beschreven in de vorige sectie.

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van kosten waarvoor je BTW kunt terugvragen⁚

• Inkoop van goederen⁚ De BTW op de inkoop van goederen die je gebruikt voor je onderneming, zoals grondstoffen, materialen, apparatuur en software, kun je terugvragen.
• Diensten⁚ Ook de BTW op diensten die je gebruikt voor je onderneming, zoals reparaties, onderhoud, opleidingen en advies, kun je terugvragen.
• Huur en energie⁚ De BTW op de huur van kantoorruimte, werkplek, opslagruimte, bedrijfswagens en energiekosten (zoals gas, water en elektriciteit) kun je terugvragen.
• Reiskosten⁚ De BTW op reiskosten die je maakt voor je onderneming, zoals benzine, tol, parkeerkosten en openbaar vervoer, kun je terugvragen.
• Post en telecommunicatie⁚ De BTW op postzegels, telefoonkosten, internetkosten en abonnementen op zakelijke services kun je terugvragen.
• Marketing en reclame⁚ De BTW op marketing- en reclamekosten, zoals advertenties, websites, brochures, en andere promotionele materialen, kun je terugvragen.

Het is belangrijk om te onthouden dat niet alle kosten voor BTW-teruggave in aanmerking komen. Privé-uitgaven, zoals kleding, maaltijden en entertainment, worden niet gecompenseerd. Het is altijd verstandig om te controleren of je de BTW op een bepaalde kostenpost kunt terugvragen door contact op te nemen met de Belastingdienst of een fiscaal adviseur.

Hoe vraag je BTW terug?

Het aanvragen van BTW-teruggave als ZZP'er doe je via de btw-aangifte. De btw-aangifte is een formulier dat je online indient bij de Belastingdienst. De aangifte doe je meestal per kwartaal, maar je kunt er ook voor kiezen om maandelijks aangifte te doen. In de btw-aangifte geef je aan hoeveel BTW je hebt ontvangen over je omzet (omzetbelasting) en hoeveel BTW je hebt betaald over je zakelijke kosten (voorbelasting).

Het verschil tussen de omzetbelasting en de voorbelasting is het bedrag dat je aan de Belastingdienst moet betalen of dat je terug kunt vragen. Als je meer voorbelasting hebt betaald dan omzetbelasting, dan heb je recht op BTW-teruggave.

Om de BTW-teruggave te kunnen aanvragen, moet je de volgende stappen ondernemen⁚

1. Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel (KVK)⁚ Als je een eigen bedrijf start, moet je je inschrijven bij de KVK. Dit is noodzakelijk om BTW-plichtig te worden.
2. Vraag een BTW-nummer aan⁚ Na je inschrijving bij de KVK ontvang je automatisch een BTW-nummer. Dit nummer heb je nodig om je btw-aangifte te doen.
3. Doe je btw-aangifte⁚ Je kunt je btw-aangifte online doen via de website van de Belastingdienst. Je kunt hiervoor gebruik maken van de software van de Belastingdienst, maar je kunt ook gebruik maken van software van een derde partij.
4. Vul de btw-aangifte correct in⁚ Zorg ervoor dat je alle benodigde gegevens correct invult in je btw-aangifte. Controleer je aangifte goed voordat je deze indient.
5. Dien je btw-aangifte tijdig in⁚ De deadline voor het indienen van je btw-aangifte is meestal de 20e van de maand, maar dit kan per kwartaal verschillen. Controleer de deadlines op de website van de Belastingdienst.

De Belastingdienst beoordeelt je aangifte en beslist vervolgens of je recht hebt op BTW-teruggave. Als je recht hebt op BTW-teruggave, dan wordt het bedrag binnen een aantal weken op je bankrekening gestort.

Wat zijn de deadlines voor BTW teruggave?

De deadlines voor het indienen van je BTW-aangifte en het terugvragen van BTW zijn afhankelijk van of je als ZZP'er maandelijks of per kwartaal BTW aangifte doet. De Belastingdienst heeft voor beide aangifteschema's specifieke deadlines vastgesteld, die je moet naleven om te voorkomen dat je te laat bent met je aangifte en mogelijk boetes krijgt.

Maandelijkse BTW aangifte⁚

• Deadline⁚ De 20e van de maand. Dit betekent dat je de BTW-aangifte over de vorige maand uiterlijk op de 20e van de huidige maand moet indienen.

Kwartaal BTW aangifte⁚

• Deadline⁚ De 20e van de maanden januari, april, juli en oktober. Dit betekent dat je de BTW-aangifte over het voorafgaande kwartaal uiterlijk op de 20e van de betreffende maand moet indienen.

Het is belangrijk om de deadlines goed in de gaten te houden, omdat je anders te laat bent met je aangifte. Als je te laat bent met je aangifte, dan kan de Belastingdienst boetes opleggen. De Belastingdienst kan ook naheffingsaanslagen opleggen als je te weinig BTW hebt betaald.

De Belastingdienst stuurt je een herinnering als de deadline voor je BTW-aangifte nadert. Je kunt ook zelf de deadlines controleren op de website van de Belastingdienst. Het is altijd verstandig om de deadlines ruim op tijd in te plannen, zodat je niet in tijdsnood komt.

Tips voor het aanvragen van BTW teruggave

Het aanvragen van BTW-teruggave als ZZP'er kan soms een ingewikkelde klus lijken. Met een goede voorbereiding en een aantal handige tips kun je het proces vereenvoudigen en zorgen dat je alle voordelen van de BTW-teruggave ontvangt.

Hieronder vind je een aantal tips die je kunnen helpen⁚

• Bewaar alle facturen en bonnen⁚ Zorg ervoor dat je alle facturen en bonnen van je zakelijke uitgaven goed bewaart. Deze documenten heb je nodig om je BTW-teruggave te kunnen onderbouwen. Bewaar de documenten gestructureerd, bijvoorbeeld per categorie of per jaar, zodat je ze gemakkelijk terug kunt vinden.
• Maak gebruik van boekhoudsoftware⁚ Boekhoudsoftware kan je helpen bij het beheren van je administratie en het berekenen van je BTW-teruggave. Er zijn verschillende soorten boekhoudsoftware beschikbaar, zowel gratis als betaald. Kies software die geschikt is voor je behoeften en die je gemakkelijk kunt gebruiken.
• Controleer je aangifte⁚ Voordat je je BTW-aangifte indient, is het belangrijk om deze goed te controleren. Controleer of alle gegevens correct zijn ingevuld en of alle benodigde documenten zijn bijgevoegd.
• Vraag advies⁚ Als je twijfelt over de BTW-teruggave of als je vragen hebt over de procedure, neem dan contact op met de Belastingdienst of een fiscaal adviseur. Zij kunnen je helpen met het invullen van je aangifte en met het beantwoorden van je vragen.
• Maak gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)⁚ Als je een lage omzet hebt, dan kun je gebruik maken van de KOR. De KOR stelt je vrij van BTW-aangifte. Het is echter belangrijk om te weten dat je in dat geval geen BTW terug kunt vragen.
• Volg de deadlines⁚ Zorg ervoor dat je de deadlines voor het indienen van je BTW-aangifte goed in de gaten houdt. Als je te laat bent met je aangifte, dan kan de Belastingdienst boetes opleggen.

Door deze tips te volgen, kun je de kans vergroten dat je alle voordelen van de BTW-teruggave ontvangt en dat je geen fouten maakt in je aangifte.