Buitenlandse Ondernemingen: Registratie & vereisten in Nederland

Inleiding

Wilt u met uw bedrijf in het buitenland zakendoen in Nederland? Dan moet u uw bedrijf registreren. De manier waarop u moet registreren hangt af van uw situatie⁚ heeft uw bedrijf een vestiging (een vaste inrichting) in Nederland? Dan moet het waarschijnlijk worden geregistreerd bij de Kamer van Koophandel KVK en de Nederlandse Belastingdienst. Heeft uw bedrijf geen vaste inrichting? Dan moet u zich mogelijk alleen bij de Belastingdienst registreren. U kunt er echter voor kiezen om u ook bij de KVK te registreren.

Registratie bij de Kamer van Koophandel

Als uw buitenlandse bedrijf een Nederlandse vestiging heeft, wordt dit een vaste inrichting genoemd. U moet zich registreren bij het Handelsregister, het Nederlandse Bedrijfsregister. De KVK geeft uw gegevens automatisch door aan de Belastingdienst. U kunt zich persoonlijk registreren of via de Berichtenbox. De formulieren die u moet gebruiken, zijn⁚

• Formulier 6⁚ inschrijven vestiging in Nederland.
• Formulier 11⁚ inschrijven functionarissen (bestuurders en commissarissen)
• Formulier 13⁚ inschrijven beheerder van de vestiging in Nederland.

U kunt de Engelse formulieren als voorbeeld gebruiken, maar zorg ervoor dat u de formulieren in de Nederlandse taal indient (en ondertekent). U moet ook de volgende documenten indienen (in het Nederlands, Engels, Duits of Frans)⁚

• Een officieel bewijs van registratie van het bedrijf uit het land waar het is opgericht (niet ouder dan 1 maand)
• Gecertificeerd afschrift van de statuten
• Gecertificeerd afschrift van de statuten
• Getuigschrift van benoeming, waaruit duidelijk blijkt wie de benoemde raad van bestuur is

De KVK brengt registratiekosten in rekening. Als u vragen heeft over uw registratie, lees dan het KVK-artikel Registratie van buitenlandse bedrijven of neem contact op met de KVK.

Registratie bij de Belastingdienst

Als uw buitenlandse bedrijf geen vaste inrichting in Nederland heeft, hoeft u zich niet te registreren bij het Nederlandse Bedrijfsregister. Als u btw-plichtig bent, moet u zich wel registreren bij de Belastingdienst.

Misschien heeft u Nederlandse klanten die om een KVK-nummer vragen. U kunt zich vrijwillig registreren in het Nederlandse Bedrijfsregister om aan de wensen van uw klanten te voldoen. Als u dat doet, moet u de registratiestappen volgen die worden beschreven onder Vaste inrichting in Nederland.

Registratie in het Nederlandse Bedrijfsregister is verplicht voor buitenlandse bedrijven zonder Nederlandse vestiging die betaald personeel in of naar Nederland leveren. Voorbeelden van deze bedrijven zijn uitzendbureaus, payrollbedrijven en arbeidspools die gevestigd zijn buiten Nederland maar actief zijn in Nederland.

Als uw organisatie werknemers in Nederland levert, moet u dit expliciet vermelden op het registratieformulier voor het Nederlandse Bedrijfsregister. Dit geldt ook voor buitenlandse bedrijven die hun arbeidsdiensten aanbieden zonder Nederlandse vestiging en zogenaamde 06-bussen (mobiele uitzendbureaus). Het nalaten hiervan kan leiden tot hoge administratieve boetes. Als u personeel inhuurt van een leverancier die niet in het Nederlandse Bedrijfsregister staat, kunt u ook een boete krijgen. U moet daarom altijd controleren of de leverancier correct is geregistreerd. U kunt hiervoor de Waadi-check gebruiken die door de KVK wordt aangeboden. De term Waadi is afgeleid van de relevante wetgeving (Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs).

Noodzakelijke Documenten

De registratieformulieren vult u in de Nederlandse taal in. Er zijn Engelse vertalingen van de formulieren 6, 11 en 13 beschikbaar die u als hulpmiddel kunt gebruiken. Naast de inschrijfformulieren neemt u ook de volgende documenten mee⁚

• Een officieel bewijs van registratie van de onderneming in het land van oprichting (niet ouder dan 1 maand)
• Gecertificeerd afschrift van de statuten
• Gecertificeerd afschrift van de statuten
• Getuigschrift van benoeming, waaruit duidelijk blijkt wie de benoemde raad van bestuur is

De Belastingdienst heeft het nieuwe formulier Aanmelding Onderneming buitenland gepubliceerd. Buitenlandse ondernemers kunnen zich hiermee aanmelden bij de Belastingdienst voor de btw, Vpb en/of loonheffingen. Het nieuwe formulier vervangt de verschillende formulieren en brieven voor registratie van buitenlandse ondernemingen.

Dit formulier is voor buitenlandse ondernemers die zich willen aanmelden bij de Nederlandse Belastingdienst voor verschillende belastingen. U kunt het formulier online invullen, printen, ondertekenen en sturen met de bijlagen naar de post.

Vereisten en Procedure

Na registratie in het Nederlandse Bedrijfsregister ontvangt u een KVK-nummer. Alle rechtspersonen en vennootschappen krijgen ook een Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer (RSIN). Als uw bedrijf uit meer dan één vestiging bestaat, krijgt elk van hen een uniek vestigingsnummer bestaande uit 12 cijfers. U ontvangt automatisch uw BTW-nummer (en uw BTW-id, als u een eenmanszaak of vennoot bent in een vennootschap) van de Belastingdienst.

U moet de KVK binnen een week op de hoogte stellen als uw bedrijfsgegevens wijzigen, bijvoorbeeld het adres, de functionarissen of bestuurders, vestigingsgegevens of handelsnaam (of als een handelsnaam wordt toegevoegd). Als uw bedrijf is overgenomen door een nieuwe eigenaar, vennootschap of rechtspersoon, krijgt het een nieuw KVK-nummer.

Als uw bedrijf stopt met handelen, moet u zich uitschrijven bij het Nederlandse Bedrijfsregister. U kunt het uitschrijfformulier samen met een kopie van uw identiteitsbewijs naar het KVK-kantoor in uw regio sturen of inleveren. De KVK zal uw uitschrijving doorgeven aan de Belastingdienst.

Het Nederlandse Bedrijfsregister bevat informatie over geregistreerde bedrijven, stichtingen en verenigingen. U kunt het register raadplegen (in het Nederlands) of producten bestellen, zoals KVK-extracten, jaarrekeningen of bedrijfsgegevens. U kunt deze informatie ook telefonisch aanvragen⁚ bel 31 900 123 4567. Dit kost 0,70 per minuut bovenop uw normale telefoonkosten. Het ingesproken menubericht is in het Nederlands.