Publicatiestukken: Zo maak je ze professioneel!

Definitie van een middelgrote onderneming

Een onderneming kwalificeert als middelgrote onderneming als er op twee opvolgende balansdata is voldaan aan twee of drie van onderstaande vereisten⁚

• Balanstotaal maximaal €25.000.000
• Netto-omzet maximaal €50.000.000
• Maximaal 250 fte

Verplichtingen voor middelgrote ondernemingen

Middelgrote ondernemingen hebben de verplichting om meer gegevens te deponeren dan kleine ondernemingen. Deze ondernemingen moeten een jaarverslag met bijbehorende accountantsverklaring publiceren. De stukken moeten binnen vijf jaar na het boekjaar gepubliceerd worden en binnen acht dagen na vaststelling worden gedeponeerd bij de kamer van Koophandel.

De publicatiestukken kunnen elektronisch of op papier worden aangeleverd bij de Kamer van Koophandel. De inhoud van de publicatiestukken is afhankelijk van de groottecriteria.

De publicatiestukken dienen te zijn voorzien van de datum waarop vaststelling heeft plaatsgevonden;

Digitaal deponeren via SBR

Alle bedrijven met een rechtspersoonlijkheid gaan digitaal hun jaarrekening via Standard Business Reporting (SBR) deponeren. Na de micro, kleine en middelgrote ondernemingen wil het kabinet nu ook de 2.500 grootste Nederlandse rechtspersonen verplichten hun jaarrekening zo aan te bieden.

Komt de middelgrote onderneming niet in aanmerking voor één van de vrijstellingen, dan moeten de publicatiestukken 2017 in SBR bij de Kamer van Koophandel (KvK) worden gedeponeerd. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden⁚

• De onderneming maakt zelf een SBR jaarrekening middels eigen software;
• De onderneming maakt zelf een SBR jaarrekening middels software van een externe partij;
• De onderneming laat de SBR jaarrekening opstellen door een externe partij;
• De onderneming geeft de accountant de opdracht om de jaarrekening via SBR te deponeren.

Steeds meer ondernemingen moeten de publicatiestukken digitaal deponeren (kleine ondernemingen vanaf boekjaar 2016, middelgrote ondernemingen vanaf 2017 en grote ondernemingen volgen binnenkort).

Gevolgen van het niet-deponeren

Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening is een economisch delict en kan leiden tot een boete die in hoogte kan variëren van enkele honderden euros tot maximaal €21.750. Naast deze boete kan het niet of te laat deponeren ook andere consequenties hebben. Mocht de onderneming failliet gaan, dan komen de bestuurders vanwege de bestuurdersaansprakelijkheid in een ongunstige positie ten opzichte van de curator.

Een andere consequentie is dat een boete leidt tot een strafblad voor de onderneming, iets wat relevant kan zijn bij vergunningen, subsidies, aanbestedingen en vastgoedtransacties. Ook zal een strafblad problemen opleveren bij het aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag inzake rechtspersonen (VOG RP) en de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA).

Sommige ondernemingen nemen bewust het risico op een boete omdat zij bijvoorbeeld geen financiële informatie willen geven om concurrentieoverwegingen of privacy- of veiligheidsredenen. Ook dit blijkt niet verstandig. In een rechtszaak uit 2012 bepleitte de officier van justitie dat het niet-deponeren het vertrouwen in een onderneming ondermijnt. Persoonlijke motieven mogen hier geen rol spelen.

Rol van de accountant

Zodra de accountant zich ervan bewust wordt dat de onderneming niet deponeert, is nadere actie noodzakelijk. Als een onderneming haar financiële informatie niet deponeert, kan dat immers een bedreiging zijn voor het naleven van de fundamentele beginselen door de accountant, waaronder professionaliteit en integriteit. Accountants hebben de verantwoordelijkheid te handelen in het algemeen belang.

Door het niet-deponeren ontzegt de onderneming de samenleving de toegang tot die financiële informatie. Tegelijkertijd raakt dit de functie van accountants in het maatschappelijk verkeer, namelijk ervoor zorgen dat gebruikers kunnen vertrouwen op financiële informatie.

Het niet-deponeren betekent dat de onderneming wet- en regelgeving niet naleeft, al dan niet opzettelijk. Het geeft echter ook een signaal af over de professionaliteit en cultuur bij de onderneming, en roept vragen op⁚ hoe zit het met de houding van de onderneming (tone at the top), en wordt andere regelgeving ook niet nageleefd?