Factuur maken als ZZP'er: Eenvoudig & snel

Waarom een professionele factuur belangrijk is?

Een professionele factuur is van groot belang voor iedere ZZP'er. Het zorgt ervoor dat je serieus genomen wordt door je klanten en dat je sneller betaald krijgt. Bovendien helpt een nette factuur je om overzicht te houden over je inkomsten en uitgaven. Een goed georganiseerde factuur geeft een professionele indruk en draagt bij aan een efficiënter bedrijfsproces.

De basisgegevens van een ZZP factuur

Een ZZP factuur bevat een aantal essentiële gegevens die ervoor zorgen dat deze juridisch correct en duidelijk is voor zowel jou als je klant. Hieronder vind je de basisgegevens die op elke factuur moeten staan⁚

• Factuurnummer⁚ Elke factuur moet een uniek en opeenvolgend nummer hebben. Dit nummer dient ter identificatie en voor een duidelijk overzicht in je administratie.
• Factuurdatum⁚ De datum waarop de factuur is opgesteld.
• Leverdatum⁚ De datum waarop de dienst of het product is geleverd. Deze datum kan afwijken van de factuurdatum, bijvoorbeeld bij diensten die over een langere periode worden geleverd.
• Bedrijfsnaam⁚ Jouw bedrijfsnaam zoals deze is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK).
• Adresgegevens⁚ Jouw volledige adresgegevens, inclusief postcode en plaats.
• KVK-nummer⁚ Je Kamer van Koophandel nummer. Dit nummer is nodig om je als ZZP'er te identificeren.
• BTW-nummer⁚ Indien van toepassing, vermeld je je BTW-nummer. Dit nummer is belangrijk voor de BTW-aftrek die je klant kan claimen.
• Naam klant⁚ De volledige naam van je klant, zoals deze is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
• Adresgegevens klant⁚ De volledige adresgegevens van je klant, inclusief postcode en plaats.
• Omschrijving van de geleverde dienst of product⁚ Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product. Wees zo specifiek mogelijk om misverstanden te voorkomen.
• Aantal⁚ Het aantal geleverde diensten of producten.
• Prijs per eenheid⁚ De prijs per geleverde dienst of product.
• Totaalbedrag⁚ Het totale bedrag van de factuur, inclusief BTW als van toepassing;
• Betalingstermijn⁚ De termijn waarbinnen je klant de factuur dient te betalen.
• Bankrekeningnummer⁚ Je bankrekeningnummer waar je klant het factuurbedrag naar kan overmaken.

Naast deze basisgegevens, kun je op je factuur ook extra informatie toevoegen, zoals een betalingsvoorwaarde of een verwijzing naar je algemene voorwaarden.

Stap 1⁚ Je eigen bedrijfsgegevens invullen

De eerste stap bij het maken van een ZZP factuur is het invullen van je eigen bedrijfsgegevens. Deze gegevens zijn essentieel voor de identificatie van jouw bedrijf en de afhandeling van de factuur. Zorg ervoor dat je alle onderstaande gegevens correct en volledig invult⁚

• Bedrijfsnaam⁚ Vul hier de officiële naam van je bedrijf in, zoals deze is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Deze naam dient overeen te komen met de naam die je gebruikt op je website, visitekaartjes en andere marketingmaterialen.
• Adresgegevens⁚ Voeg je volledige adresgegevens toe, inclusief postcode en plaats. Dit is het adres waar je post ontvangt en waar je fiscaal geregistreerd bent.
• KVK-nummer⁚ Je Kamer van Koophandel nummer is belangrijk voor de identificatie van je bedrijf. Zorg ervoor dat je dit nummer correct invult. Je kunt je KVK-nummer vinden op je inschrijvingsbewijs van de KVK.
• BTW-nummer⁚ Indien je BTW-plichtig bent, moet je je BTW-nummer op je factuur vermelden. Dit nummer is belangrijk voor de BTW-aftrek die je klant kan claimen. Je kunt je BTW-nummer vinden op je inschrijvingsbewijs van de Belastingdienst.
• Bankrekeningnummer⁚ Vermeld het bankrekeningnummer waar je klant het factuurbedrag naar kan overmaken; Zorg ervoor dat je het juiste rekeningnummer invult om te voorkomen dat je betalingen misloopt.
• Logo⁚ Het toevoegen van je logo geeft je factuur een professionele uitstraling en versterkt de herkenbaarheid van je bedrijf. Je kunt je logo in de kop van je factuur plaatsen;

Door deze gegevens correct in te vullen, zorg je ervoor dat je factuur professioneel en duidelijk is voor je klant.

Stap 2⁚ De factuurgegevens van je klant invullen

Nadat je je eigen bedrijfsgegevens hebt ingevuld, is het tijd om de factuurgegevens van je klant in te vullen. Zorg ervoor dat je de juiste gegevens hebt om te voorkomen dat je factuur naar de verkeerde persoon wordt gestuurd of dat er problemen ontstaan bij de betaling.

• Naam klant⁚ Vul de volledige naam van je klant in zoals deze is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
• Adresgegevens klant⁚ Voeg de volledige adresgegevens van je klant toe, inclusief postcode en plaats.
• KVK-nummer klant⁚ Indien van toepassing, kan je het KVK-nummer van je klant toevoegen. Dit is vooral handig als je met bedrijven werkt. Je kunt het KVK-nummer vinden op de website van de Kamer van Koophandel.
• BTW-nummer klant⁚ Als je klant BTW-plichtig is, moet je zijn BTW-nummer op de factuur vermelden. Dit is belangrijk voor de BTW-aftrek die je klant kan claimen.
• Contactgegevens⁚ Voeg de contactgegevens van je klant toe, zoals telefoonnummer en e-mailadres.

Door deze gegevens correct in te vullen, zorg je ervoor dat je factuur professioneel en duidelijk is voor je klant. Het vergroot de kans dat je klant de factuur op tijd betaalt.

Stap 3⁚ De factuurregels toevoegen

Nu je de basisgegevens van je factuur hebt ingevuld, is het tijd om de factuurregels toe te voegen. Dit zijn de regels die de geleverde diensten of producten beschrijven en de bijbehorende kosten specificeren.

• Omschrijving⁚ Geef een duidelijke en beknopte omschrijving van de geleverde dienst of het product. Wees zo specifiek mogelijk om misverstanden te voorkomen. Bijvoorbeeld, in plaats van "webdesign", kun je "ontwikkeling website met 5 pagina's" of "design logo en huisstijl" vermelden.
• Aantal⁚ Vermeld het aantal geleverde diensten of producten. Als je bijvoorbeeld twee uur aan een project hebt gewerkt, vul je hier "2" in.
• Prijs per eenheid⁚ Voeg de prijs per eenheid in. Dit kan een uurtarief zijn, een vast tarief voor een project of een prijs per product.
• Totaalbedrag⁚ Het totaalbedrag per regel wordt automatisch berekend door het aantal te vermenigvuldigen met de prijs per eenheid.

Zorg ervoor dat je alle factuurregels nauwkeurig invult, zodat je klant precies weet waarvoor hij of zij betaalt.

Stap 4⁚ De factuur controleren en versturen

Voordat je je factuur naar je klant verstuurt, is het belangrijk om deze grondig te controleren. Controleer of alle gegevens correct zijn ingevuld en of de bedragen kloppen. Fouten in je factuur kunnen leiden tot vertragingen in de betaling of zelfs tot geschillen.

• Controleer de basisgegevens⁚ Zorg ervoor dat je bedrijfsgegevens, de factuurdatum en de gegevens van je klant correct zijn ingevuld.
• Controleer de factuurregels⁚ Controleer of alle diensten of producten correct zijn beschreven en of de bedragen kloppen.
• Controleer het totaalbedrag⁚ Controleer of het totaalbedrag van de factuur correct is berekend.
• Controleer de betalingsvoorwaarden⁚ Zorg ervoor dat de betalingstermijn en het bankrekeningnummer duidelijk zichtbaar zijn.

Nadat je je factuur hebt gecontroleerd, kun je deze versturen naar je klant. Je kunt je factuur per post verzenden, maar het is tegenwoordig gebruikelijker om je factuur digitaal te versturen via e-mail.

Tips voor een professionele ZZP factuur

Naast het volgen van de stappen voor het maken van een factuur, zijn er een aantal tips die je kunt gebruiken om je factuur nog professioneler te maken.

• Kies een professioneel ontwerp⁚ Een professioneel ogende factuur geeft een goede eerste indruk. Je kunt een sjabloon gebruiken of een eigen ontwerp maken. Zorg ervoor dat het ontwerp duidelijk, overzichtelijk en aantrekkelijk is.
• Voeg je logo toe⁚ Het toevoegen van je logo aan je factuur versterkt de herkenbaarheid van je bedrijf.
• Maak gebruik van een factuurprogramma⁚ Er zijn verschillende online factuurprogramma's beschikbaar die je kunnen helpen bij het maken van professionele facturen. Deze programma's zorgen voor een gestroomlijnd proces en besparen je tijd.
• Vermeld de betalingstermijn⁚ Maak duidelijk wanneer je klant de factuur moet betalen.
• Vermeld de betalingsvoorwaarden⁚ Maak duidelijk hoe je klant de factuur kan betalen.
• Voeg een BTW-aanduiding toe⁚ Als je BTW-plichtig bent, moet je op je factuur duidelijk vermelden of de prijs inclusief of exclusief BTW is.
• Vermeld je algemene voorwaarden⁚ Voeg een verwijzing naar je algemene voorwaarden toe, zodat je klant weet wat de voorwaarden zijn voor het leveren van je diensten of producten.

Door deze tips te gebruiken, maak je een professionele ZZP factuur die een goede indruk maakt op je klanten en die ervoor zorgt dat je sneller betaald krijgt.