ZZP-administratie: Bonnen bewaren - Tips en Termijnen

De wettelijke bewaarplicht

Als ZZPer ben je verplicht om je administratie, inclusief bonnen en inkoopfacturen, 7 jaar na aankoop te bewaren․ Dit is een wettelijke bewaarplicht die door de Belastingdienst is ingesteld om de boekhouding van ondernemers te kunnen controleren․ Voor digitale diensten geldt een bewaartermijn van 10 jaar․

Digitale bewaring van bonnen

De Belastingdienst staat het toe om papieren bonnen en inkoopfacturen, die vanwege vervaging niet meer goed leesbaar zijn, digitaal te bewaren․ Het is dus niet verplicht om ze op papier te bewaren, maar je mag ze digitaal opslaan door ze te scannen․ Het is belangrijk dat de digitale kopieën van de bonnen duidelijk leesbaar zijn en dat ze op een veilige manier worden opgeslagen․ De Belastingdienst kan op elk moment vragen om inzage in je administratie, dus zorg ervoor dat je je bonnen goed bewaart․ Je kunt ze bijvoorbeeld opslaan in een beveiligde clouddienst of op een externe harde schijf․

Vergeet niet dat digitale inkoopfacturen digitaal bewaard moeten worden․ Het is niet de bedoeling dat je ze print en vervolgens op papier bewaart․

Tips voor het bewaren van bonnen

Om je administratie overzichtelijk en betrouwbaar te houden, is het verstandig om je bonnen goed te bewaren․ Hier zijn een aantal tips die je kunnen helpen⁚

• Bewaar je bonnen digitaal⁚ Met name kassabonnen vervagen snel, zeker als je ze in je portemonnee bewaart․ Maak een foto van je bonnen met je smartphone of scan ze in․ Zo voorkom je dat ze verloren gaan of onleesbaar worden․
• Maak een kopie van bonnen⁚ Maak een kopie van je bonnen, zodat je altijd een reserve hebt․ Bewaar de kopieën op een veilige plek, zoals een externe harde schijf of een clouddienst․
• Controleer facturen⁚ Controleer je facturen op juistheid voordat je ze betaalt․ Controleer de factuurnummer, de datum, de bedragen en de omschrijving․
• Bonnen en facturen veilig digitaal bewaren⁚ Gebruik een betrouwbare app of software om je bonnen en facturen te bewaren․ Zo heb je alles op één plek en kun je gemakkelijk zoeken naar de bonnen die je nodig hebt․

Door deze tips te volgen, zorg je ervoor dat je je bonnen goed bewaart en dat je altijd toegang hebt tot de informatie die je nodig hebt․

De voordelen van digitaal bewaren

Het digitaal bewaren van je bonnen heeft verschillende voordelen⁚

• Bespaar ruimte⁚ Je hoeft geen stapels papieren bonnen meer op te slaan, waardoor je ruimte bespaart in je kantoor of thuis․
• Gemakkelijk te vinden⁚ Je kunt gemakkelijk zoeken naar de bonnen die je nodig hebt met behulp van een zoekfunctie in je app of software․
• Veiliger⁚ Je bonnen zijn veiliger als je ze digitaal bewaart․ Je hoeft je geen zorgen te maken over brand, diefstal of verlies van je papieren bonnen․
• Milieuvriendelijker⁚ Door je bonnen digitaal te bewaren, bespaar je papier en draag je bij aan een beter milieu․
• Efficiënter⁚ Je kunt je bonnen sneller en efficiënter invoeren in je administratie als je ze digitaal bewaart․
• Koppelingen⁚ Sommige apps en software hebben koppelingen met je bankrekening, waardoor je je uitgaven automatisch kunt inboeken in je administratie․

Door je bonnen digitaal te bewaren, maak je je administratie efficiënter en overzichtelijker;

Alternatieven voor het bewaren van bonnen

Naast het traditionele bewaren van bonnen op papier of digitaal scannen, bestaan er verschillende alternatieven die het ZZP-leven makkelijker kunnen maken․ Sommige apps en software kunnen je helpen bij het beheren van je bonnen en facturen․ Enkele populaire opties zijn⁚

• Gekko Bonnen App⁚ Deze gratis app is speciaal ontworpen voor ZZPers om bonnen gemakkelijk te bewaren․ Je kunt je bonnen scannen en direct in de app opslaan․ De app heeft ook een functie om facturen vanuit je mailbox te laden․
• Klippa⁚ Deze app combineert het verzamelen van bonnen en facturen met een simpele kilometerregistratie․ Je kunt bonnen scannen en bewaren en je ritten bijhouden․
• MoneyMonk⁚ Deze app heeft een OCR-scanner die je bonnen kan scannen en automatisch kan inlezen in je boekhouding․
• Knab Boekhoudpakket⁚ Knab heeft een boekhoudpakket dat speciaal is afgestemd op de behoefte van de ZZPer․ Het pakket biedt een complete oplossing voor slechts €12 per maand․
• Rompslomp⁚ Dit is een eenvoudig boekhoudprogramma voor ZZPers․ Het programma heeft een functie om bonnen te scannen en te bewaren․

De keuze voor een app of software hangt af van je persoonlijke voorkeuren en de behoeften van je bedrijf․ Vergelijk de verschillende opties en kies de app of software die het beste bij jou past․