Kilometervergoeding ZZP: Hoe werkt BTW en wat zijn de regels?

Wat is een kilometervergoeding?

Een kilometervergoeding voor zzp'ers is een vergoeding voor de kilometers die je voor je werk of voor een opdracht maakt. Daarbij maakt het niet uit of je met je eigen auto, motor of fiets rijdt. De vergoeding is bedoeld om de kosten die je maakt voor brandstof, onderhoud en afschrijving te dekken.

Wie heeft recht op een kilometervergoeding?

Als ZZP'er heb je recht op een kilometervergoeding als je met je eigen auto zakelijke kilometers maakt. Dit betekent dat je de kilometers die je rijdt voor je werk, bijvoorbeeld om naar klanten te gaan, van je winst mag aftrekken. De belastingvrije kilometervergoeding is vastgelegd in de Nederlandse wet en biedt zzpers de mogelijkheid om de kosten voor gemaakte zakelijke kilometers van de winst af te trekken wat uiteindelijk de belastingdruk verlaagt. Volgens de huidige regeling geldt een maximumbedrag voor de onbelaste kilometervergoeding.

De kilometervergoeding voor een privé-auto van zzpers geldt voor huurautos en voor een auto die je privé bezit. Door een rittenregistratie bij te houden kun je aantonen welke ritten je maakte. Voor alle zakelijke kilometers mag je 19 cent in rekening brengen bij jouw bedrijf. Als je regelmatig met de auto voor je werk moet rijden, is het dus zeker de moeite waard om een kilometervergoeding te declareren. Je kunt de kilometervergoeding ook doorberekenen aan je klanten, maar dan moet je wel BTW over de vergoeding betalen.

Buiten de auto, fiets of benenwagen wordt er veel gebruik gemaakt van het OV of de taxi. In deze gevallen gaat de kilometervergoeding van 0,21 per gereden kilometer niet op. Wel zijn deze kosten op te voeren als zakelijke kosten en dus aftrekbaar. Ook de btw kan je terugvorderen, bewaar je bonnetjes goed!

Het goede nieuws is dat u als freelancer niet onderworpen bent aan de normale kilometervergoeding van 0,21 per kilometer, omdat u zelfstandige bent. In dit artikel zullen wij de regels doornemen rond hoe u uw zakelijke autokosten kunt aftrekken van uw belasting als zelfstandige in Nederland.

In 2024 is de kilometervergoeding van 0,19 naar maximaal 0,21 per kilometer belastingvrij gegaan. Verschillende partijen, waaronder de Vereniging Zakelijke Rijders (VZR), blijven pleiten voor een ruimhartigere regeling voor autos. 21 cent per kilometer is in de praktijk namelijk nog steeds een laag bedrag, zeker als je bedenkt dat de brandstofprijzen de afgelopen jaren flink zijn gestegen.

De hoogte van de kilometervergoeding

De hoogte van de kilometervergoeding die je mag declareren, is vastgesteld door de Belastingdienst. In 2024 is de kilometervergoeding voor zzp'ers vastgesteld op maximaal 0,21 euro per kilometer. Dit betekent dat je voor elke kilometer die je zakelijk rijdt, 0,21 euro mag declareren. De kilometervergoeding is belastingvrij, wat betekent dat je er geen belasting over hoeft te betalen. Je mag een hogere reiskostenvergoeding vragen dan 0,23 per gereden kilometer. Daarboven moet wel inkomstenbelasting worden betaald. Als een ondernemer 0,30 per kilometer vraagt, moet hij 0,09 per kilometer aan inkomstenbelasting betalen.

Toch kun jij zelf eenvoudig berekenen hoeveel je precies kwijt zult zijn. Ervan uitgaande dat je 0,19 per gereden kilometer kunt declareren, vermenigvuldig je dit bedrag met het aantal gereden kilometers. Sommige opdrachtgevers hanteren een regel dat je de eerste 30 kilometer zelf betaalt.

Een zzper die met een privé auto zakelijke kilometers aflegt, mag maximaal 0,23 per kilometer onbelast declareren.

Het enige wat je nodig hebt is een duidelijk overzicht van de zakelijk gereden kilometers, met daarin minimaal vermeld⁚ reisdoel, datum, bestemming en het aantal kilometers. Het aantal kilometers vermenigvuldig je met 0,23 en het totaalbedrag kan je overmaken naar je privérekening als je een eigen onderneming hebt.

Ook de kilometervergoeding die u doorberekent valt hieronder. U mag hierbij zelf bepalen wat de omschrijving hiervan is op de factuur en ook de hoogte van de kilometervergoeding; Omdat u ZZP-er bent, bent u niet gebonden aan de normale kilometervergoeding van 0,19 kilometervergoeding.

Daardoor lopen ze gemiddeld 260 per jaar mis. Er zijn opdrachtgevers die je reiskosten vergoeden. Je kunt dan de kosten voor het gebruik van je eigen vervoer doorberekenen. Dit vermeld je op de factuur en wordt gezien als omzet. De Belastingdienst hanteert daar geen regels voor.

Hoe declareer je de kilometervergoeding?

Om je kilometervergoeding te declareren, moet je een duidelijk overzicht bijhouden van alle zakelijke kilometers die je hebt gereden. In dit overzicht moet je minimaal de volgende gegevens vermelden⁚

• Reisdoel⁚ Waar ben je naartoe gereden?
• Datum⁚ Wanneer heb je de rit gemaakt?
• Bestemming⁚ Waar ben je naartoe gereden?
• Aantal kilometers⁚ Hoeveel kilometer heb je gereden?

Je kunt deze gegevens bijhouden in een schrift, spreadsheet of een speciale app. Er zijn verschillende apps beschikbaar die je kunnen helpen bij het bijhouden van je zakelijke kilometers;

Als je een duidelijk overzicht hebt van je zakelijke kilometers, kun je deze declareren bij je opdrachtgever of bij je eigen onderneming. Je kunt de kilometervergoeding op twee manieren declareren⁚

• Op de factuur⁚ Je kunt de kilometervergoeding opnemen op de factuur die je naar je opdrachtgever stuurt.
• Apart⁚ Je kunt de kilometervergoeding apart declareren, bijvoorbeeld met een apart formulier.

Het is belangrijk om te overleggen met je opdrachtgever hoe je de kilometervergoeding wilt declareren. Maak afspraken over de hoogte van de kilometervergoeding en over de manier waarop je de kilometers moet bijhouden.

Als je een eigen onderneming hebt, kun je de kilometervergoeding declareren bij je eigen onderneming. Je kunt de vergoeding dan overmaken naar je privérekening.

Onthoud dat je de kilometervergoeding alleen mag declareren voor zakelijke kilometers. Dit zijn kilometers die je rijdt voor je werk, bijvoorbeeld om naar klanten te gaan, naar vergaderingen te gaan of om materiaal op te halen.

Als je de kilometervergoeding declareert, moet je kunnen aantonen dat de kilometers zakelijk zijn. Dit kun je doen met een duidelijk overzicht van je zakelijke kilometers, eventueel aangevuld met andere documenten, zoals een planning of een factuur van je opdrachtgever.

De regels voor de BTW

De BTW-regels voor kilometervergoedingen voor zzp'ers zijn niet altijd even duidelijk. Het hangt er namelijk van af of je de kilometervergoeding doorberekent aan je klanten of dat je deze zelf declareert.

Als je de kilometervergoeding doorberekent aan je klanten, dan moet je BTW over de vergoeding betalen. De BTW die je betaalt, is gelijk aan het BTW-tarief dat van toepassing is op je diensten. Dit betekent dat je 21% BTW over de kilometervergoeding moet betalen.

Als je de kilometervergoeding zelf declareert, dan hoef je geen BTW te betalen over de vergoeding. Dit komt omdat de kilometervergoeding in dit geval wordt gezien als een kostenpost en niet als omzet.

Het is belangrijk om de juiste BTW-regels te volgen, omdat je anders een boete kunt krijgen van de Belastingdienst.

Omdat u als ZZP-er een kilometervergoeding in rekening brengt aan de opdrachtgever is het omzet en over omzet betaalt u als ondernemer BTW. Dit betekent dat u 21% BTW over de kilometervergoeding moet betalen.

Het is belangrijk om te onthouden dat de BTW-regels voor kilometervergoedingen complex kunnen zijn. Het is daarom altijd verstandig om contact op te nemen met de Belastingdienst of een belastingadviseur als je twijfelt over de juiste regels.

Het is belangrijk om de juiste BTW-regels te volgen, omdat je anders een boete kunt krijgen van de Belastingdienst.

Tips voor het declareren van kilometervergoedingen

Om ervoor te zorgen dat je kilometervergoedingen soepel verlopen, zijn er een aantal tips die je kunt gebruiken⁚

• Houd je ritten nauwkeurig bij⁚ Zorg voor een duidelijk overzicht van alle zakelijke kilometers die je rijdt. Noteer de datum, de bestemming, het aantal kilometers en de reden van de rit.
• Maak duidelijke afspraken met je opdrachtgevers⁚ Spreek vooraf met je opdrachtgevers af hoe je de kilometervergoeding declareert. Bespreek de hoogte van de vergoeding en de manier waarop je de kilometers moet bijhouden.
• Bewaar je bonnetjes⁚ Bewaar alle bonnetjes die je kunt gebruiken om je zakelijke kilometers te onderbouwen. Denk aan parkeerbonnen, tolbonnen en bonnetjes van tankbeurten.
• Maak gebruik van een kilometerregistratie-app⁚ Er zijn verschillende apps beschikbaar die je kunnen helpen bij het bijhouden van je zakelijke kilometers. Deze apps kunnen automatisch de kilometers registreren en je helpen met het declareren van je kilometervergoeding.
• Wees consistent⁚ Declareer je kilometervergoedingen altijd op dezelfde manier.
• Houd je aan de regels⁚ Zorg ervoor dat je je aan de regels van de Belastingdienst houdt. Dit betekent dat je alleen zakelijke kilometers mag declareren en dat je de juiste BTW-regels moet volgen.
• Raadpleeg een expert⁚ Als je twijfelt over de juiste regels, neem dan contact op met een belastingadviseur.

Door deze tips te volgen, kun je ervoor zorgen dat je kilometervergoedingen soepel verlopen en dat je geen problemen krijgt met de Belastingdienst.