ZZP'er en BTW: Wat je moet weten over aftrek

Wanneer mag je btw aftrekken?

Als zzp'er mag je btw aftrekken van de btw die je betaalt over je zakelijke uitgaven. Dit heet 'aftrek van voorbelasting'. Je mag btw aftrekken als je de aangeschafte goederen en diensten gebruikt voor omzet die belast is met 21, 9 of 0 btw, of waarbij de heffing van btw is verlegd naar je afnemer. Over uitgaven die je gebruikt voor vrijgestelde omzet mag je dus geen btw aftrekken.

Voorwaarden voor btw-aftrek

Om btw te kunnen aftrekken als zzp'er, moet je aan een aantal voorwaarden voldoen. De belangrijkste voorwaarden zijn⁚

• Je bent btw-plichtig. Dit betekent dat je je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en dat je btw-aangiftes doet.
• Je hebt de goederen of diensten aangeschaft voor je onderneming. Dit betekent dat je de goederen of diensten gebruikt voor het genereren van omzet voor je bedrijf. Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar.
• De goederen of diensten zijn belast met btw. Je kunt geen btw aftrekken van goederen of diensten die vrijgesteld zijn van btw.
• Je hebt de factuur met btw-aanduiding. Je moet een factuur kunnen overleggen waar de btw op staat vermeld.

Het is belangrijk om te onthouden dat je de btw alleen mag aftrekken als je aan alle voorwaarden voldoet. Als je twijfelt of je btw mag aftrekken, neem dan contact op met de Belastingdienst.

Welke kosten zijn btw-aftrekbaar?

Als zzp'er zijn er veel kosten die je kunt aftrekken van je btw-aangifte. Hieronder vind je een overzicht van enkele veelvoorkomende btw-aftrekbare kosten⁚

• Inkopen⁚ De btw op inkopen van goederen en diensten die je gebruikt voor je onderneming. Dit kan bijvoorbeeld gaan om kantoorbenodigdheden, software, marketingmateriaal, grondstoffen of gereedschap.
• Reiskosten⁚ De btw op reiskosten die je maakt voor je onderneming. Dit kunnen reiskosten zijn met de auto, het openbaar vervoer of de taxi. Denk aan reizen naar klanten, beurzen, congressen of opleidingen.
• Autokosten⁚ De btw op autokosten zoals brandstof, onderhoud, reparaties en verzekeringen.
• Telefoon- en internetkosten⁚ De btw op je zakelijke telefoonabonnement en internetabonnement.
• Huurkosten⁚ De btw op de huur van je kantoorruimte of bedrijfsruimte.
• Energiekosten⁚ De btw op je zakelijke energiekosten, zoals stroom, gas en water.
• Salariskosten⁚ De btw op de salariskosten van je werknemers.
• Investeringen⁚ De btw op investeringen in vaste activa, zoals een nieuwe computer, een auto of een printer.

Het is belangrijk om te onthouden dat de btw op privé-uitgaven niet aftrekbaar is. Zorg er dus voor dat je je zakelijke uitgaven goed scheidt van je privé-uitgaven.

Veelgemaakte fouten bij btw-aftrek

Het aftrekken van btw is een belangrijk onderdeel van de administratie van een zzp'er. Helaas maken veel zzp'ers fouten bij het aftrekken van kosten, wat kan leiden tot onnodige belastingaanslagen. Hieronder staan enkele veelvoorkomende fouten⁚

• Privé-uitgaven als zakelijke bestempelen⁚ Zorg ervoor dat je duidelijk onderscheid maakt tussen privé- en zakelijke uitgaven. Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar.
• Geen bewijsstukken bewaren⁚ Bewaar altijd alle bewijsstukken van je uitgaven, zoals facturen en bonnen. Zonder bewijsstukken kun je de btw niet aftrekken.
• De btw niet correct berekenen⁚ Zorg ervoor dat je de btw correct berekent op je uitgaven. Controleer de factuur of bon zorgvuldig.
• De btw niet op tijd aftrekken⁚ Je moet de btw op je uitgaven aftrekken in de btw-aangifte van het kwartaal waarin je de uitgaven hebt gedaan.
• De btw niet op de juiste manier opgeven⁚ Zorg ervoor dat je de btw op de juiste manier op de btw-aangifte opgeven. Dit kan complex zijn, dus het is belangrijk om de instructies van de Belastingdienst goed te lezen.

Het is belangrijk om deze fouten te voorkomen, omdat ze kunnen leiden tot onnodige belastingaanslagen. Neem bij twijfel altijd contact op met de Belastingdienst.

Btw terugvragen

Als je als zzp'er btw hebt betaald over je zakelijke uitgaven, kun je deze btw terugvragen; Dit doe je door een btw-aangifte in te dienen bij de Belastingdienst. De btw die je terugvraagt, wordt ook wel 'voorbelasting' genoemd.

De btw-aangifte doe je meestal per kwartaal. In de btw-aangifte geef je de btw op die je hebt betaald over je omzet, en de btw die je hebt betaald over je zakelijke uitgaven. Het verschil tussen deze twee bedragen is het bedrag dat je aan de Belastingdienst moet betalen of dat je van de Belastingdienst terugkrijgt.

Als je btw terugvraagt, moet je de volgende documenten bij de hand hebben⁚

• Facturen met btw-aanduiding⁚ Bewaar alle facturen van je zakelijke uitgaven.
• Overzicht van je omzet⁚ Houd een nauwkeurig overzicht bij van je omzet.

De Belastingdienst heeft een website met uitgebreide informatie over het terugvragen van btw. Raadpleeg de website van de Belastingdienst voor meer informatie en instructies over het indienen van een btw-aangifte.